外国人採用の確認・届出｜在留カードと就労資格
外国人を採用する前に確認したい在留カード、資格外活動許可、指定書と職務の適合を解説します。留学生の就職に伴う申請、企業が用意する資料、雇用条件の整え方から、入管とハローワークへの届出の違い・期限まで整理します。
採用前は在留カードの表裏と指定書を確認
採用前に在留カードの原本を提示してもらい、本人と顔写真、在留資格、在留期間の満了日、就労制限の有無を確認します。裏面の資格外活動許可欄も見落とさないようにしましょう。「特定活動」は名称だけでは働けるか判断できず、旅券に添付された指定書の活動内容を確認する必要があります。勤務先が指定される資格も、指定書と採用先の関係を確認します。カードの真偽が気になる場合は、入管庁の在留カード等読取アプリケーションで券面と読み取った情報を照合できます。
[1][2]在留資格と実際の仕事内容を照らし合わせる
「技術・人文知識・国際業務」は、専門的な技術・知識を要する業務や外国の文化に基盤を持つ業務のための資格です。「通訳」「エンジニア」という採用名目だけでなく、実際の担当業務と学歴・職歴の関係を確認します。一般的な接客、清掃、製造ラインの作業などを主業務にすることはできません。研修で一時的に行う場合も、内容や期間を含めた確認が必要です。一方、「永住者」「定住者」「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」には、入管法上の職種制限はありません。
[2]留学生のアルバイトは許可と勤務時間を管理
「留学」や「家族滞在」は、それだけでアルバイトができる資格ではありません。資格外活動許可を確認し、包括許可の場合は原則週28時間以内で管理します。掛け持ち先の勤務も含めた本人の合計時間を確認してください。留学生は教育機関が定める長期休業中に限り、1日8時間以内の取扱いがあります。風俗営業が営まれる営業所での活動等は認められません。卒業して学籍がなくなり、留学の活動を終えた後は、カードの期限が残っていても従来の許可でアルバイトを続けることはできません。
[2][3]留学生を就職採用する際の申請と入社の流れ
留学生を就職採用する場合は、担当業務に合う就労資格への在留資格変更許可が必要です。まず職務と雇用条件を固め、本人の学歴資料と企業の資料をそろえて申請します。卒業見込証明書で申請を受け付ける取扱いがあり、卒業後は卒業証明書の提出が必要です。申請は原則本人が行い、住居地を管轄する入管の窓口又は利用条件を満たすオンライン申請を使います。申請中というだけでは新しい職務に就けません。変更許可を確認してから就労を開始し、入社後の届出へ進みます。
[2][6]雇用条件を明示し、許可前の就労を避ける
外国人にも日本人と同様に労働関係法令が適用されます。業務内容、勤務地、賃金、労働時間などを労働条件通知書や雇用契約書で明確にし、本人が理解できる方法で説明しましょう。技人国では、日本人が同じ業務に従事する場合と同等額以上の報酬が必要です。就労資格の取得を条件に契約の効力が生じる条件付きの契約も考えられます。希望する入社日があっても、許可前に対象業務で働かせないことが重要です。資料の不足や追加確認で審査が長引く場合があり、許可や完了日は保証されません。
[1][2][6]本人の所属機関届出と企業の届出は別手続き
技人国、介護、技能、特定技能などの対象資格を持つ中長期在留者は、退職や新たな契約、契約先の名称・所在地の変更等があれば、本人が原則14日以内に入管へ届け出ます。企業のハローワークへの届出だけでは代わりになりません。これとは別に、技人国など所定の資格を受け入れる機関には、受入れ開始・終了から14日以内の入管への受入れ届出の努力義務があります。ただし外国人雇用状況届出の義務がある機関は対象外です。特定技能の企業側の届出は別制度として確認します。
[1][4][5]外国人雇用状況届出の対象・期限・提出方法
企業は外国人の雇入れと離職をハローワークへ届け出ます。「外交」「公用」と特別永住者は対象外ですが、永住者や留学生のアルバイトも対象です。雇用保険の被保険者は資格取得届・資格喪失届で届け出て、雇入れは翌月10日まで、離職は翌日から起算して10日以内が期限です。被保険者でない場合は外国人雇用状況届出書の様式第3号を使い、いずれも翌月末までに提出します。電子届出は、被保険者ならe-Gov、それ以外は外国人雇用状況届出システムを利用できます。
[1]準備する書類・確認資料
以下は準備資料の例です。在留資格や申請内容によって必要な書類が異なります。該当する公式の提出書類一覧で確認してください。
本人の在留・学歴・職歴の資料
採用確認では在留カードの表裏と旅券を確認し、該当する場合は指定書や資格外活動許可の内容も確認します。技人国の申請では、卒業証明書、卒業見込証明書、専門士等の称号を証する資料、職歴の証明などを申請内容に応じて準備します。採用確認用の資料と、申請で提示・提出する資料を分けて整理しましょう。
[2][3][6]労働条件通知書・雇用契約書と職務の説明
担当業務、勤務地、雇用予定期間、報酬などが分かる資料を準備します。技人国の該当性を説明するため、日常の業務内容や学歴・経験との関係も整理しておくとよいでしょう。雇用理由書は一律の法定必須書類ではありませんが、審査上必要な場合は具体的な職務説明等を追加で求められます。
[2]企業の登記事項証明書・事業説明・決算資料
技人国では所属機関のカテゴリーに応じ、登記事項証明書、事業内容を詳しく説明する会社案内等、直近年度の決算文書を準備します。新規事業の場合は事業計画書を用意します。これらは全社共通で必ず提出するものではなく、カテゴリーや適用される書類省略の取扱いを確認してそろえます。
[2]企業のカテゴリーを証明する税務等の資料
前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表など、所属機関のカテゴリーを証明する資料を確認します。法定調書合計表を提出できない場合は、理由に応じた代替資料が必要です。国内の大学等を卒業する留学生の技人国への変更には、所定の説明書を付けて書類を省略できる取扱いもあるため、最新の提出書類一覧を確認してください。
[2]2026年に追加された資料・派遣形態の資料
2026年4月15日以降の技人国の申請では、カテゴリー3・4について所属機関の代表者に関する申告書が追加されています。主に言語能力を使う対人業務等では、業務上使う言語のCEFR・B2相当の能力を証する資料も確認します。派遣形態では、派遣元・派遣先の誓約書や、派遣先の活動内容・契約期間を明らかにする資料などを別途そろえます。
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よくあるご質問
永住者を採用した場合も、外国人雇用状況届出は必要ですか？
必要です。在留資格「永住者」は職種に制限がありませんが、外国人雇用状況届出の対象です。「特別永住者」とは扱いが異なります。雇用保険の被保険者になるかどうかに応じた方法で、雇入れ時と離職時に届け出てください。
[1][2]技人国を持つ転職者は、届出だけで採用できますか？
新しい業務が現在の在留資格に該当するかを先に確認します。引き続き同じ資格の範囲内で働く場合は、通常は在留資格変更をせず、本人の契約機関届出と企業の外国人雇用状況届出を行います。届出は就労許可を与える手続きではありません。判断が難しい場合は、本人による就労資格証明書の交付申請で確認する方法があります。
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