Gia hạn・thay đổi tư cách lưu trú｜Thời hạn・giấy tờ cần thiết・lệ phí

Gia hạn giữ nguyên tư cách; thay đổi để phù hợp với hoạt động

Tên chính thức của thủ tục thường được gọi là “gia hạn tư cách lưu trú” là “Đơn xin cấp phép gia hạn thời hạn lưu trú”. Thủ tục này được thực hiện khi bạn tiếp tục hoạt động thuộc cùng tư cách và muốn kéo dài thời gian được phép lưu trú. Mặt khác, nếu bạn bắt đầu hoạt động thuộc một tư cách khác, chẳng hạn chuyển từ du học sang đi làm, bạn cần “Đơn xin cấp phép thay đổi tư cách lưu trú”. Chỉ riêng việc chuyển việc không nhất thiết phải đổi tư cách; hãy kiểm tra xem công việc mới có thuộc phạm vi tư cách hiện tại hay không. Giấy phép thường trú là thủ tục riêng.

Thời điểm bắt đầu nhận đơn gia hạn và thời điểm nộp đơn thay đổi

Người có thời hạn lưu trú từ 6 tháng trở lên, về nguyên tắc, có thể nộp đơn gia hạn từ 3 tháng trước ngày hết hạn. Nếu có tình huống đặc biệt bất khả kháng và cần nộp sớm, hãy chuẩn bị tài liệu và trao đổi trước với cơ quan xuất nhập cảnh. Đơn xin thay đổi cần được nộp từ khi phát sinh lý do thay đổi cho đến ngày hết hạn thời hạn lưu trú hiện tại. Không thể nộp đơn trực tuyến vào chính ngày hết hạn. Chỉ chuẩn bị hồ sơ chưa được xem là đã nộp đơn, vì vậy hãy xác nhận việc tiếp nhận đã hoàn tất.

Thời gian đặc lệ sau khi hết hạn không phải là gia hạn vô điều kiện thêm 2 tháng

Nếu bạn nộp đơn gia hạn hoặc thay đổi trước khi hết thời hạn lưu trú nhưng chưa nhận được quyết định trước ngày hết hạn, bạn có thể tiếp tục lưu trú theo tư cách trước đó cho đến thời điểm sớm hơn giữa lúc có quyết định và lúc kết thúc ngày mà 2 tháng kể từ ngày hết hạn đã trôi qua. Đây là thời gian đặc lệ. Người có thời hạn lưu trú từ 30 ngày trở xuống không thuộc đối tượng áp dụng; việc nộp đơn sau khi hết hạn không khiến chế độ này tự động được áp dụng. Trong khi chờ xử lý đơn trực tuyến, hãy mang theo email ghi số tiếp nhận đơn cùng với thẻ cư trú.

Hồ sơ tùy tư cách lưu trú, nội dung đơn và nhóm nơi làm việc

Đối với gia hạn, hãy kiểm tra danh sách giấy tờ cần nộp theo tư cách hiện tại; đối với thay đổi, hãy xem danh sách theo tư cách sau khi thay đổi. Không phải mọi tư cách đều yêu cầu cùng một loại giấy tờ. Với tư cách Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế, tài liệu cần nộp khác nhau tùy theo phân loại của cơ quan trực thuộc; khi gia hạn lần đầu sau khi chuyển việc, có thể cần thêm tài liệu giải trình về nơi làm việc và công việc. Đừng sử dụng nguyên bộ hồ sơ đã nộp trước đây; hãy chuẩn bị theo tình hình hiện tại và danh sách mới nhất. Các ví dụ dưới đây chủ yếu là giấy tờ cho tư cách Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế, không thể áp dụng nguyên xi cho tư cách khác.

Nộp tại cơ quan xuất nhập cảnh phụ trách nơi cư trú; cũng hỗ trợ nộp trực tuyến

Đơn nộp trực tiếp được tiếp nhận tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh khu vực phụ trách nơi bạn cư trú. Theo hướng dẫn, giờ tiếp nhận là các ngày trong tuần từ 9:00–12:00 và 13:00–16:00; tuy nhiên, tùy thủ tục, ngày hoặc giờ có thể được chỉ định, vì vậy hãy kiểm tra hướng dẫn của nơi tiếp nhận đơn. Có thể nộp trực tuyến đơn gia hạn và thay đổi. Ngay cả khi cá nhân nộp trực tuyến, tùy tư cách, bạn vẫn cần đính kèm đơn do nơi làm việc hoặc người bảo lãnh phụ thuộc lập. Không phải lúc nào chỉ nhập thông tin của cá nhân cũng đủ toàn bộ giấy tờ.

Lệ phí tùy thời hạn được cấp; nộp trực tuyến thêm phí thanh toán

Đối với hồ sơ được tiếp nhận từ ngày 1 tháng 10 năm 2026, lệ phí hành chính cho cả gia hạn và thay đổi sẽ khác nhau tùy theo thời hạn được cấp phép. Ví dụ tiêu biểu: 1 năm là 33.000 yên khi nộp trực tiếp・27.000 yên khi nộp trực tuyến; 3 năm là 64.000 yên・56.000 yên; 5 năm là 75.000 yên・65.000 yên. Nộp trực tuyến còn phải trả phí thanh toán riêng; trong các ví dụ này, phí cộng thêm là 330 yên cho 1 năm và 550 yên cho 3 hoặc 5 năm. Nộp trực tiếp thì thanh toán bằng tem doanh thu; nộp trực tuyến thì thanh toán tại cửa hàng tiện lợi hoặc qua ngân hàng. Hãy kiểm tra hướng dẫn chính thức về việc giảm hoặc miễn lệ phí cũng như cách xử lý trường hợp cấp thẻ cư trú cụ thể.

Thời gian xét duyệt dự kiến và các yêu cầu cần kiểm tra trước khi nộp đơn

Thời gian xử lý tiêu chuẩn do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú công bố là 2 tuần đến 1 tháng đối với gia hạn, và 1–2 tháng đối với thay đổi. Thời gian có thể kéo dài do quá trình xét duyệt riêng hoặc yêu cầu nộp thêm tài liệu; không đảm bảo đơn sẽ được chấp thuận hoặc hoàn tất vào một ngày cụ thể. Trước khi nộp đơn, hãy xác nhận hoạt động thực tế có phù hợp với phạm vi tư cách hay không. Với tư cách Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế, công việc cần có tính chuyên môn; cần phân biệt với hình thức làm việc mà công việc chính là lao động phổ thông. Khi cần, hãy chuẩn bị để giải trình về học vấn・kinh nghiệm làm việc, nội dung công việc, thù lao, tình hình hoạt động thực tế của nơi làm việc và tình trạng thu nhập・nộp thuế cư trú.

Giấy tờ và tài liệu cần chuẩn bị để xác nhận

Dưới đây là ví dụ về các tài liệu cần chuẩn bị. Giấy tờ cần thiết sẽ khác nhau tùy theo tư cách lưu trú và nội dung hồ sơ. Vui lòng kiểm tra danh sách giấy tờ nộp chính thức áp dụng cho trường hợp của quý vị.

1. Đơn xin, ảnh và giấy tờ xác minh danh tính

   Trong trường hợp tư cách Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế, hãy chuẩn bị đơn xin gia hạn hoặc thay đổi và ảnh đáp ứng tiêu chuẩn; khi nộp trực tiếp, cần xuất trình hộ chiếu và thẻ cư trú. Yêu cầu về ảnh có thể có ngoại lệ tùy theo độ tuổi hoặc nội dung đơn. Khi nộp trực tuyến, hãy đính kèm tài liệu theo định dạng được chỉ định.

   [5][6]

2. Tài liệu giải trình về nội dung công việc・học vấn・kinh nghiệm làm việc

   Khi thay đổi sang tư cách Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế, tùy theo phân loại của cơ quan trực thuộc, có thể cần thông báo điều kiện lao động, giấy chứng nhận tốt nghiệp, sơ yếu lý lịch, tài liệu chứng minh kinh nghiệm trong công việc liên quan, v.v. Ngay cả khi gia hạn tư cách này, trong một số trường hợp như lần nộp đơn đầu tiên sau khi chuyển việc, có thể cần bổ sung tài liệu làm rõ nội dung công việc.

   [6]

3. Tài liệu thể hiện phân loại・nội dung hoạt động của nơi làm việc

   Đối với tư cách Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế, hãy xác nhận phân loại của cơ quan trực thuộc bằng tài liệu chứng minh tư cách công ty niêm yết hoặc bản tổng hợp các khoản khấu trừ thuế theo luật định, v.v. Tùy theo phân loại và nội dung đơn, có thể cần giấy chứng nhận thông tin đăng ký, tài liệu giới thiệu công ty, tài liệu quyết toán tài chính, kế hoạch kinh doanh cho hoạt động kinh doanh mới, v.v. Không nên chỉ căn cứ vào quy mô công ty để xác định giấy tờ cần nộp.

   [6]

4. Giấy chứng nhận thuế cư trú và giấy chứng nhận nộp thuế

   Khi gia hạn tư cách Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế thuộc phân loại 3・4, hướng dẫn yêu cầu giấy chứng nhận chịu thuế・không chịu thuế cư trú và giấy chứng nhận nộp thuế để xác nhận tổng thu nhập và tình trạng nộp thuế trong một năm. Nếu một giấy thể hiện được cả hai loại thông tin thì chỉ cần một giấy. Nếu không thể cấp giấy vì lý do như mới nhập cảnh chưa lâu, hãy trao đổi với cơ quan xuất nhập cảnh.

   [6]

5. Tài liệu bổ sung theo quy định hiện hành

   Đối với diện 3 và 4 của tư cách lưu trú Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế, từ các hồ sơ nộp kể từ ngày 15 tháng 4 năm 2026, cần bổ sung bản khai liên quan đến người đại diện của cơ quan trực thuộc. Khi chuyển sang công việc tiếp xúc với khách hàng chủ yếu sử dụng năng lực ngôn ngữ hoặc khi chuyển việc, tài liệu chứng minh năng lực ngôn ngữ cũng có thể thuộc diện cần nộp. Vì trong trường hợp gia hạn để tiếp tục cùng công việc, về nguyên tắc có thể không cần nộp tài liệu này, hãy kiểm tra các điều kiện trên trang chính thức.

   [6]