Visa và tư cách lưu trú: khác biệt, vai trò của COE và thẻ lưu trú
Visa (thị thực) là giấy tờ cần có trước khi nhập cảnh, được cấp ở nước ngoài; tư cách lưu trú là loại tư cách xác định hoạt động hoặc thân phận được công nhận tại Nhật Bản. Bài viết giải thích quy trình từ Giấy chứng nhận tư cách lưu trú đến giấy phép nhập cảnh và thẻ lưu trú, cũng như nơi nộp hồ sơ và tài liệu cần chuẩn bị khác nhau trước và sau khi đến Nhật.
Visa dùng trước nhập cảnh; tư cách lưu trú áp dụng khi ở Nhật
Tên gọi chính thức của visa là “thị thực”. Thị thực do Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản ở nước ngoài cấp và có tính chất khuyến nghị rằng việc nhập cảnh, lưu trú tại Nhật Bản là phù hợp. Trong khi đó, tư cách lưu trú là phân loại thể hiện hoạt động hoặc tư cách, địa vị được công nhận tại Nhật Bản. Trong giao tiếp hằng ngày, tư cách lưu trú cũng thường được gọi là “visa”, nhưng về mặt pháp lý đây là những khái niệm khác nhau. Không thể xin thị thực khi đến Nhật Bản hoặc trong thời gian lưu trú tại Nhật. Khi chọn thủ tục, trước tiên hãy xác định bạn sắp đến Nhật hay hiện đã ở Nhật.
[1][2]Trước khi đến Nhật: xin COE và xin visa là hai thủ tục riêng
Đối với trường hợp lưu trú dài hạn như đi làm, thông thường cần được cấp “Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú (COE)” trước, sau đó xin thị thực ở nước ngoài. Hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận được nộp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương ở Nhật Bản. Người đại diện được phép nộp hồ sơ, chẳng hạn như nhân viên của đơn vị tiếp nhận, cũng có thể thực hiện việc này. Sau đó, người dự định đến Nhật sử dụng giấy chứng nhận để xin thị thực theo hướng dẫn của Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản hoặc cơ quan liên quan phụ trách nơi cư trú của mình. Việc giấy chứng nhận được cấp tại Nhật không có nghĩa là thủ tục xin thị thực ở nước ngoài đã hoàn tất.
[2][3]COE không thay thế visa hay giấy phép nhập cảnh
Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú là tài liệu chứng minh trước rằng hoạt động dự kiến thực hiện tại Nhật Bản đáp ứng các điều kiện nhất định để nhập cảnh, chẳng hạn như thuộc phạm vi của một tư cách lưu trú. “Lưu trú ngắn hạn” và “Thường trú nhân” không thuộc đối tượng được cấp giấy chứng nhận này. Giấy chứng nhận không phải là thị thực hay giấy phép nhập cảnh; chỉ sở hữu giấy này không đảm bảo sẽ được cấp thị thực hoặc được nhập cảnh Nhật Bản. Vì mỗi giai đoạn đều có khâu xét duyệt, không nên xác định chắc chắn việc được phép lưu trú hoặc ngày đi chỉ dựa trên việc giấy chứng nhận đã được cấp.
[1][2][3]Giấy phép nhập cảnh xác định tư cách và thời hạn lưu trú tại Nhật
Tại sân bay hoặc cảng biển Nhật Bản, cán bộ xét duyệt nhập cảnh sẽ kiểm tra hiệu lực của hộ chiếu và thị thực, mục đích nhập cảnh, thời gian lưu trú dự kiến cùng các nội dung khác. Nếu đáp ứng điều kiện, bạn sẽ được phép nhập cảnh; tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú được ghi trên dấu cấp phép nhập cảnh trong hộ chiếu. Căn cứ cho việc lưu trú tại Nhật sau khi đến là giấy phép nhập cảnh này, không phải thị thực. Về nguyên tắc, thị thực được xem là đã sử dụng sau khi hoàn tất việc xét duyệt nhập cảnh. Thị thực nhập cảnh nhiều lần có thể là trường hợp ngoại lệ, nhưng hãy phân biệt thời hạn hiệu lực của thị thực với thời hạn lưu trú được phép tại Nhật.
[1]Thẻ cư trú thể hiện nội dung lưu trú đã được cho phép
Thẻ cư trú được cấp cho người lưu trú trung và dài hạn sau khi được phép nhập cảnh, thay đổi tư cách lưu trú hoặc gia hạn thời hạn lưu trú. Thẻ này dùng để xác nhận tư cách lưu trú, ngày hết hạn của thời hạn lưu trú, các hạn chế về việc làm và những nội dung tương tự; chức năng của thẻ khác với Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú dùng để xin thị thực ở nước ngoài. Người lưu trú trung và dài hạn mới nhập cảnh phải khai báo địa chỉ cư trú với bộ phận phụ trách tại chính quyền thành phố, quận, thị trấn hoặc làng trong vòng 14 ngày kể từ ngày xác định nơi cư trú. Nếu thẻ cư trú được cấp sau, hãy xuất trình hộ chiếu có ghi chú về việc này tại quầy tiếp nhận.
[4][6]“Thay đổi hoặc gia hạn visa” trong nước là thủ tục về tư cách lưu trú
Thủ tục chuyển sang tư cách lưu trú khác đối với người đang sống tại Nhật được gọi là “Đơn xin phép thay đổi tư cách lưu trú”; thủ tục kéo dài thời gian lưu trú theo tư cách hiện tại được gọi là “Đơn xin phép gia hạn thời hạn lưu trú”. Các thủ tục này do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương xử lý, không phải Đại sứ quán ở nước ngoài. Ví dụ, du học sinh sau khi tốt nghiệp và bắt đầu công việc chuyên môn có thể xem xét chuyển sang tư cách lưu trú phù hợp với nội dung công việc. Hồ sơ và tài liệu cần thiết cho thủ tục thay đổi và gia hạn cũng khác nhau. Hãy kiểm tra các hạn chế về việc làm ghi trên thẻ cư trú và công việc thực tế, đồng thời tránh nhầm lẫn với hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú.
[1][4][5]Giấy tờ và tài liệu cần chuẩn bị để xác nhận
Dưới đây là ví dụ về các tài liệu cần chuẩn bị. Giấy tờ cần thiết sẽ khác nhau tùy theo tư cách lưu trú và nội dung hồ sơ. Vui lòng kiểm tra danh sách giấy tờ nộp chính thức áp dụng cho trường hợp của quý vị.
Hồ sơ xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú trước khi đến Nhật: đơn, ảnh và thông tin cá nhân
Hãy chuẩn bị đơn và tài liệu tương ứng với tư cách lưu trú dự kiến xin. Ví dụ với “Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế”, cần có đơn và ảnh đáp ứng quy cách. Nếu có thể chuẩn bị bản sao hộ chiếu, hướng dẫn cũng đề nghị nộp kèm để xác nhận tên được ghi thống nhất. Hãy kiểm tra cả những tài liệu cần nộp tùy theo cách nộp hồ sơ và nhận kết quả.
[2][5]Hồ sơ xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú với mục đích làm việc: tài liệu về công việc, quá trình công tác và đơn vị tiếp nhận
Đối với tư cách “Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế”, khi cần, hãy chuẩn bị văn bản thể hiện điều kiện lao động, bằng tốt nghiệp hoặc giấy tờ xác nhận quá trình công tác, giấy chứng nhận thông tin đăng ký của nơi làm việc và tài liệu về hoạt động kinh doanh. Đây chỉ là những ví dụ điển hình; tài liệu có thể được miễn hoặc cần bổ sung tùy theo phân loại của đơn vị tiếp nhận và nội dung công việc. Đối với tài liệu bằng tiếng nước ngoài, hãy kèm bản dịch tiếng Nhật và kiểm tra danh sách tài liệu nộp chính thức mới nhất.
[5]Hồ sơ xin thị thực ở nước ngoài: hộ chiếu, đơn, ảnh và Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú
Đối với thị thực lao động, các tài liệu thường cần chuẩn bị gồm hộ chiếu, đơn xin thị thực, ảnh và Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú. Có thể sử dụng bản gốc hoặc bản sao giấy chứng nhận; đối với giấy chứng nhận điện tử, có thể xuất trình hoặc nộp bản sao. Tài liệu bổ sung và số lượng bản cần nộp khác nhau tùy quốc tịch và nơi nộp hồ sơ, vì vậy hãy kiểm tra hướng dẫn của Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản nơi bạn nộp đơn.
[3]Thay đổi hoặc gia hạn sau khi đến Nhật: hộ chiếu, thẻ cư trú và tài liệu phù hợp với hoạt động
Đối với thủ tục thay đổi hoặc gia hạn trong nước, hãy chuẩn bị đơn tương ứng, hộ chiếu, thẻ cư trú và tài liệu phù hợp với tư cách lưu trú hoặc nội dung hoạt động. Khi gia hạn tư cách “Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế”, có trường hợp cần nộp giấy chứng nhận chịu thuế và giấy chứng nhận nộp thuế cư trú, tùy thuộc vào phân loại của đơn vị tiếp nhận và các yếu tố khác. Hãy phân biệt mục đích và nơi nộp những tài liệu này với hồ sơ xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú của người sắp nhập cảnh.
[1][5]
Câu hỏi thường gặp
Có thể đến Nhật mà không cần xin thị thực nếu đã có Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú không?
Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú và thị thực là hai loại giấy tờ khác nhau. Nếu cần thị thực, bạn phải dùng giấy chứng nhận để nộp hồ sơ xin thị thực ở nước ngoài, sau đó trải qua xét duyệt nhập cảnh khi đến Nhật. Việc giấy chứng nhận được cấp không đảm bảo sẽ được cấp thị thực hoặc được phép nhập cảnh.
[1][2][3]Có cần gửi bản gốc Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú ra nước ngoài để xin thị thực không?
Không phải lúc nào cũng bắt buộc gửi bản gốc. Có thể xin thị thực bằng bản sao của giấy chứng nhận bản giấy; đối với giấy chứng nhận điện tử, có thể xuất trình hoặc nộp bản sao. Hãy kiểm tra phương thức nộp và tài liệu bổ sung do nơi tiếp nhận hồ sơ quy định trước khi chuẩn bị.
[3]Nếu thị thực hết hạn sau khi đến Nhật, tôi có phải về nước ngay không?
Không thể quyết định chỉ dựa vào ngày hết hạn của thị thực. Thời gian được phép lưu trú tại Nhật được xác định theo thời hạn lưu trú ghi trong giấy phép nhập cảnh hoặc giấy phép thay đổi, gia hạn được cấp sau đó. Nếu đã được cấp thẻ cư trú, hãy kiểm tra cả ngày hết hạn thời hạn lưu trú. Nếu muốn tiếp tục lưu trú, hãy cân nhắc thực hiện thủ tục cần thiết về tư cách lưu trú trước ngày hết hạn.
[1][4]Có phải mọi hồ sơ xin thị thực đều cần Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú không?
Không phải tất cả. Tư cách lưu trú “Lưu trú ngắn hạn” không thuộc đối tượng được cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú. Ngoài ra, ngay cả với trường hợp lưu trú dài hạn như đi làm, vẫn có thể nộp đơn xin visa tại đại sứ quán hoặc tổng lãnh sự quán ở nước ngoài mà không cần Giấy chứng nhận tư cách lưu trú, nhưng cần nhiều giấy tờ và quá trình xét duyệt có thể mất nhiều thời gian. Hãy xác nhận với nơi tiếp nhận đơn về cách thức nộp đơn phù hợp với mục đích nhập cảnh.
[2][3]Văn phòng điều hành và người phụ trách tư vấn
Văn phòng Hành chính pháp lý Imai
Người phụ trách tư vấn hồ sơ xin tư cách lưu trú:今井善実 Chuyên viên hành chính pháp lý
Vui lòng xem thông tin về văn phòng để biết nghiệp vụ phụ trách và phạm vi tư vấn. Bài viết không cam kết nhận xử lý hồ sơ cá nhân hay bảo đảm được cấp phép.