Kỹ năng đặc định và tổ chức hỗ trợ đăng ký: tuyển dụng, hỗ trợ
Dành cho doanh nghiệp tuyển dụng người nước ngoài theo diện Kỹ năng đặc định: giải thích sự khác nhau giữa loại 1 và loại 2, điều kiện tiếp nhận và 10 hạng mục hỗ trợ bắt buộc. Bạn có thể tìm hiểu về trách nhiệm doanh nghiệp vẫn phải thực hiện dù đã ủy thác cho tổ chức hỗ trợ đăng ký, ví dụ về tài liệu nộp đơn, cách so sánh báo giá chi phí hỗ trợ và các thủ tục từ tuyển dụng đến khai báo sau khi bắt đầu làm việc.
Kỹ năng đặc định loại 1 và 2: khác biệt và công việc được tuyển
Kỹ năng đặc định là tư cách lưu trú cho phép làm các công việc đòi hỏi kỹ năng nhất định trong những lĩnh vực công nghiệp thuộc diện áp dụng. Đây không phải là chế độ cho phép tuyển dụng trong mọi ngành nghề hoặc công việc chỉ vì đang thiếu nhân lực. Loại 1 có thời hạn lưu trú tổng cộng tối đa về nguyên tắc là 5 năm, thuộc diện hỗ trợ bắt buộc và về nguyên tắc không cho phép đưa gia đình sang cùng. Loại 2 đòi hỏi kỹ năng thành thạo, không có giới hạn tổng thời gian lưu trú do gia hạn và có thể đưa vợ/chồng cùng con sang nếu đáp ứng điều kiện. Loại 2 không thuộc diện hỗ trợ bắt buộc của loại 1, nhưng không thể tự động chuyển sang loại 2. Cần kiểm tra yêu cầu về thi cử và kinh nghiệm theo từng lĩnh vực và phân loại công việc.
[1][2][3]Doanh nghiệp tiếp nhận: kiểm tra điều kiện thuê và tuân thủ luật
Ngoài việc nội dung công việc phải phù hợp với lĩnh vực áp dụng, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện tuyển dụng phù hợp, chẳng hạn như mức thù lao bằng hoặc cao hơn mức dành cho người Nhật làm công việc tương đương, và thời giờ làm việc theo quy định tương đương với người lao động thông thường. Doanh nghiệp cũng phải tuân thủ pháp luật về lao động, bảo hiểm xã hội và thuế; doanh nghiệp không tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc sẽ không được tiếp nhận lao động. Tư cách đủ điều kiện của chính doanh nghiệp, hệ thống hỗ trợ và kế hoạch hỗ trợ đối với loại 1 cũng thuộc diện được thẩm tra. Hãy kiểm tra cả các tiêu chuẩn riêng của từng lĩnh vực, chẳng hạn như việc tham gia hội đồng ngành trước khi nộp đơn. Chỉ thuê ngoài dịch vụ hỗ trợ không đồng nghĩa với việc được miễn các điều kiện này.
[1][2][3]10 hạng mục hỗ trợ bắt buộc đối với loại 1
Kế hoạch hỗ trợ loại 1 cần bao gồm: ① hướng dẫn trước, ② đưa đón khi xuất nhập cảnh, ③ hỗ trợ tìm nhà ở và các hợp đồng cần thiết cho cuộc sống, ④ hướng dẫn sinh hoạt, ⑤ đi cùng khi làm thủ tục công và các thủ tục khác, ⑥ tạo cơ hội học tiếng Nhật, ⑦ tiếp nhận tư vấn và khiếu nại, ⑧ thúc đẩy giao lưu với người Nhật, ⑨ hỗ trợ chuyển việc khi mất việc không do lỗi của đương sự, ⑩ phỏng vấn định kỳ và thông báo cho cơ quan hành chính. Chỉ giới thiệu nơi liên hệ có thể là chưa đủ; cần quy định cụ thể việc giải thích bằng ngôn ngữ mà đương sự hiểu được và việc đi cùng khi cần thiết. Phải phỏng vấn người nước ngoài và cấp trên hoặc người liên quan của họ ít nhất 3 tháng một lần.
[2][3]Ủy thác cho tổ chức hỗ trợ đăng ký và trách nhiệm còn lại của doanh nghiệp
Hỗ trợ loại 1 có thể do doanh nghiệp tự thực hiện hoặc ủy thác toàn bộ hay một phần cho tổ chức hỗ trợ đăng ký. Nếu ủy thác toàn bộ, doanh nghiệp được xem là đã đáp ứng tiêu chuẩn về hệ thống hỗ trợ, nhưng nghĩa vụ thực hiện hợp đồng lao động và nghĩa vụ khai báo với tư cách doanh nghiệp không được chuyển giao. Nếu chỉ ủy thác một phần, doanh nghiệp phải đảm bảo có đủ hệ thống, bao gồm cả phần hỗ trợ do mình thực hiện. Hãy ghi rõ trong hợp đồng nội dung hỗ trợ được nhận ủy thác, mức phí và chi tiết phí, đồng thời xác định phạm vi phụ trách và phương thức chia sẻ thông tin. Hãy kiểm tra đơn vị nhận ủy thác trong danh sách đăng ký của Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản, đồng thời xác nhận các ngôn ngữ hỗ trợ và phạm vi dịch vụ thăm gặp. Tổ chức hỗ trợ đăng ký không được phép tái ủy thác công việc hỗ trợ.
[2][3][4]Thủ tục từ tuyển dụng đến khi bắt đầu làm việc
Trước tiên, hãy kiểm tra công việc dự kiến và điều kiện của doanh nghiệp, sau đó xác nhận ứng viên đã thi đỗ các kỳ thi kỹ năng và tiếng Nhật hoặc đáp ứng điều kiện được miễn thi. Tiếp theo, ký hợp đồng lao động, lập kế hoạch hỗ trợ loại 1, quyết định người phụ trách hỗ trợ hoặc đơn vị nhận ủy thác, rồi thực hiện hướng dẫn trước và khám sức khỏe trước khi nộp đơn. Với trường hợp tuyển dụng từ nước ngoài, quy trình tiếp theo là nộp đơn xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú, xin thị thực rồi nhập cảnh; người đang ở Nhật cần nộp đơn xin thay đổi tư cách lưu trú nếu cần. Tùy theo quốc tịch, cũng có thể cần làm thủ tục tại nước phái cử. Đừng bắt đầu làm việc chỉ dựa vào thư mời nhận việc hoặc việc đơn đã được tiếp nhận; hãy xác nhận tư cách lưu trú và phạm vi hoạt động cho phép làm việc. Không đảm bảo ngày được cấp phép hoặc ngày hoàn tất xét duyệt.
[1][2][3]Các khoản bao gồm trong chi phí hỗ trợ và cách so sánh báo giá
Khi xem báo giá, hãy xác nhận những hạng mục nào được bao gồm: hướng dẫn ban đầu trước khi bắt đầu, hỗ trợ ký hợp đồng nhà ở, tư vấn hằng tháng, hướng dẫn học tiếng Nhật và phỏng vấn định kỳ. Đồng thời, hãy so sánh xem chi phí đi lại khi đưa đón, phiên dịch, công tác xa và hỗ trợ đi cùng bổ sung có bị tính riêng hay không. Nếu ngoài phí ủy thác hỗ trợ còn có phí giới thiệu việc làm hoặc chi phí làm thủ tục xin tư cách lưu trú, hãy yêu cầu tách riêng từng khoản. Không chỉ so sánh phí hằng tháng, mà nên so sánh tổng chi phí cho cùng khoảng thời gian và số người, bao gồm phí ban đầu và phí phát sinh. Chi phí hỗ trợ bắt buộc do doanh nghiệp chịu và không được chuyển sang cho người lao động. Hãy tách riêng các khoản này với chi phí sinh hoạt như tiền thuê nhà và tiền điện nước.
[2][3][5]Tiếp tục phỏng vấn, lưu hồ sơ và nộp thông báo sau khi tuyển dụng
Sau khi bắt đầu làm việc, hãy lưu hồ sơ về việc thực hiện hỗ trợ, nội dung tư vấn và kết quả phỏng vấn, đồng thời vận hành theo điều kiện tuyển dụng và kế hoạch hỗ trợ. Thông báo định kỳ cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh là mỗi năm một lần: nộp tình hình từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 31 tháng 3 năm sau trước ngày 31 tháng 5 của năm tiếp theo. Nếu hạn nộp rơi vào thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ, hạn được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo của cơ quan. Ngay cả khi ủy thác toàn bộ, doanh nghiệp vẫn tổng hợp và nộp tình hình thực hiện hỗ trợ của tổ chức hỗ trợ đăng ký. Không nhầm lẫn tần suất thông báo định kỳ với yêu cầu “ít nhất 1 lần mỗi 3 tháng” đối với phỏng vấn định kỳ. Khi có thay đổi về hợp đồng lao động, kế hoạch hỗ trợ hoặc hợp đồng ủy thác, hoặc khi gặp khó khăn trong việc tiếp nhận, cần nộp thông báo riêng vào thời điểm phát sinh.
[2][4]Giấy tờ và tài liệu cần chuẩn bị để xác nhận
Dưới đây là ví dụ về các tài liệu cần chuẩn bị. Giấy tờ cần thiết sẽ khác nhau tùy theo tư cách lưu trú và nội dung hồ sơ. Vui lòng kiểm tra danh sách giấy tờ nộp chính thức áp dụng cho trường hợp của quý vị.
Tài liệu về nhân thân, kỹ năng và sức khỏe của người lao động
Ví dụ gồm đơn xin, ảnh, hộ chiếu hoặc thẻ cư trú, tài liệu xác nhận đã đạt kỳ thi kỹ năng và tiếng Nhật, phiếu khám sức khỏe cá nhân. Nếu chuyển đổi từ chương trình thực tập kỹ năng, hãy kiểm tra tài liệu chứng minh đã hoàn thành tốt chương trình hoặc đáp ứng điều kiện được miễn thi. Hồ sơ cần nộp hoặc xuất trình khác nhau giữa hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú từ nước ngoài và hồ sơ chuyển đổi hoặc gia hạn trong nước; hãy sử dụng danh sách tài liệu cần nộp mới nhất áp dụng cho trường hợp tương ứng.
[1][3]Tài liệu giải thích hợp đồng lao động và tiền lương
Ví dụ gồm hợp đồng lao động dành cho lao động kỹ năng đặc định, bản mô tả điều kiện tuyển dụng và văn bản giải thích về tiền lương của lao động nước ngoài diện kỹ năng đặc định. Hãy làm rõ công việc dự kiến, nơi làm việc, giờ làm, lương cơ bản và các khoản phụ cấp, cũng như các khoản chi phí bị khấu trừ; đồng thời giải thích mức lương tương đương với người Nhật. Hãy giải thích bằng ngôn ngữ mà người lao động có thể hiểu đầy đủ, và kiểm tra để hợp đồng, kế hoạch hỗ trợ và nội dung hồ sơ xin không có điểm mâu thuẫn.
[1][3]Tài liệu xác nhận doanh nghiệp tiếp nhận và các tiêu chuẩn riêng của từng lĩnh vực
Ví dụ gồm tài liệu về thông tin và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tài liệu xác nhận việc thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến thuế và bảo hiểm xã hội, cam kết riêng theo lĩnh vực hoặc tài liệu chứng minh đã tham gia hội đồng liên quan. Tùy thuộc vào đặc điểm của công ty, kết quả tiếp nhận trong cùng năm tài chính và loại hồ sơ, có thể được miễn nộp một số tài liệu. Không nên dùng một bộ hồ sơ chung cho mọi trường hợp; hãy đối chiếu danh sách dành cho cơ quan tiếp nhận và danh sách theo từng lĩnh vực.
[1][3]Tài liệu về kế hoạch hỗ trợ số 1 và việc ủy thác hỗ trợ
Ví dụ gồm kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài diện kỹ năng đặc định số 1, hợp đồng ủy thác hỗ trợ và văn bản giải thích về hợp đồng ủy thác hỗ trợ với tổ chức hỗ trợ đăng ký. Cần ghi rõ ai sẽ hỗ trợ, bằng ngôn ngữ nào, khi nào và trong phạm vi nào. Các hạng mục cần xác nhận về hệ thống hỗ trợ sẽ khác nhau giữa trường hợp doanh nghiệp tự hỗ trợ và ủy thác toàn bộ. Hợp đồng ủy thác phải nêu rõ nội dung công việc hỗ trợ, số tiền phí và chi tiết các khoản phí.
[1][2][3]Hồ sơ thực hiện hỗ trợ và tài liệu phục vụ việc nộp thông báo
Hãy lưu giấy xác nhận về buổi hướng dẫn trước khi bắt đầu và buổi định hướng cuộc sống, hồ sơ tư vấn, báo cáo phỏng vấn định kỳ cùng các tài liệu liên quan. Khi nộp thông báo định kỳ, hãy tổng hợp tình hình tiếp nhận, hoạt động và thực hiện hỗ trợ; nếu ủy thác toàn bộ, hãy nhận các tài liệu cần thiết từ tổ chức hỗ trợ đăng ký. Dùng biểu mẫu hiện hành khi nộp thông báo và quản lý riêng cả các thông báo phát sinh khi thay đổi kế hoạch hỗ trợ hoặc đơn vị nhận ủy thác.
[2][4]
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải ủy thác cho tổ chức hỗ trợ đăng ký không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể tự hỗ trợ nếu đáp ứng các tiêu chuẩn như có hệ thống hỗ trợ phù hợp và có thể thực hiện kế hoạch hỗ trợ thích đáng. Tuy nhiên, chỉ bố trí người phụ trách là chưa đủ; cần có khả năng tiếp nhận tư vấn bằng ngôn ngữ mà người lao động hiểu được và thực hiện hỗ trợ với lập trường trung lập. Nếu có phần việc doanh nghiệp không thể tự xử lý, hãy cân nhắc ủy thác toàn bộ hoặc một phần.
[2][3]Có thể nhờ tổ chức hỗ trợ đăng ký giới thiệu nhân sự hoặc làm hồ sơ xin không?
Đăng ký tổ chức hỗ trợ và giấy phép kinh doanh dịch vụ giới thiệu việc làm thuộc các chế độ khác nhau. Nếu muốn nhờ giới thiệu ứng viên hoặc nơi làm việc mới, hãy xác nhận riêng các giấy phép cần thiết để thực hiện hoạt động giới thiệu việc làm. Việc đại diện nộp hồ sơ xin tư cách lưu trú cũng cần có sự chấp thuận theo quy định hoặc hoàn tất thủ tục sử dụng dịch vụ trực tuyến. Đừng cho rằng “đã là tổ chức hỗ trợ đăng ký thì có thể xử lý mọi việc”; hãy xác nhận phạm vi trách nhiệm và phí riêng cho từng phần: hỗ trợ, giới thiệu và hồ sơ xin.
[3][5]Nếu không có người Nhật làm công việc tương tự thì giải thích tiền lương như thế nào?
Việc không có người Nhật làm đối tượng so sánh, tự nó không khiến doanh nghiệp không thể tiếp nhận lao động. Nếu có quy chế tiền lương, hãy xác nhận tiêu chuẩn trong quy chế; nếu không có, hãy cân nhắc so sánh với người Nhật đảm nhiệm công việc gần tương tự về chức vụ, trách nhiệm, độ tuổi và kinh nghiệm. Nếu cũng không có người Nhật để so sánh, Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ đánh giá dựa trên các thông tin về tiền lương tại những doanh nghiệp cùng ngành ở khu vực lân cận mà cơ quan này nắm giữ. Chỉ giải thích rằng mức lương cao hơn mức lương tối thiểu không đồng nghĩa với việc đã giải thích được yêu cầu trả lương ngang bằng hoặc cao hơn.
[3]Người tốt nghiệp đại học có thể được giao công việc tại hiện trường theo tư cách lưu trú Kỹ thuật–Tri thức nhân văn–Nghiệp vụ quốc tế không?
Chỉ tốt nghiệp đại học không đủ để lấy các công việc tại hiện trường không đòi hỏi kiến thức chuyên môn làm công việc chính theo tư cách lưu trú “Kỹ thuật–Tri thức nhân văn–Nghiệp vụ quốc tế”. Hãy xác nhận nội dung công việc thực tế có phù hợp với tư cách lưu trú hay không, thay vì chỉ dựa vào chức danh công việc. Mặt khác, tư cách lưu trú kỹ năng đặc định cũng không cho phép thực hiện mọi công việc tại hiện trường; công việc phải phù hợp với lĩnh vực, nhóm công việc được áp dụng và yêu cầu kỹ năng của người lao động. Hãy phân biệt công việc chuyên môn với công việc tại hiện trường và xác định cụ thể nhiệm vụ trước khi tuyển dụng.
[1][6]Văn phòng điều hành và người phụ trách tư vấn
Văn phòng Hành chính pháp lý Imai
Người phụ trách tư vấn hồ sơ xin tư cách lưu trú:今井善実 Chuyên viên hành chính pháp lý
Vui lòng xem thông tin về văn phòng để biết nghiệp vụ phụ trách và phạm vi tư vấn. Bài viết không cam kết nhận xử lý hồ sơ cá nhân hay bảo đảm được cấp phép.