Tuyển người nước ngoài: thẻ lưu trú, quyền làm việc và thông báo
Giải thích những điều cần kiểm tra trước khi tuyển dụng lao động nước ngoài: thẻ cư trú, giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú và giấy chỉ định có phù hợp với công việc hay không. Đồng thời trình bày hồ sơ xin khi du học sinh đi làm, tài liệu doanh nghiệp cần chuẩn bị, cách hoàn thiện điều kiện tuyển dụng, cũng như sự khác nhau về thủ tục và thời hạn thông báo cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh và Hello Work.
Trước khi tuyển dụng, hãy kiểm tra cả hai mặt thẻ cư trú và giấy chỉ định
Trước khi tuyển dụng, hãy yêu cầu xuất trình bản gốc thẻ cư trú và kiểm tra người đó có đúng là người trong ảnh hay không, tư cách lưu trú, ngày hết hạn thời hạn lưu trú và có bị hạn chế làm việc hay không. Cũng cần lưu ý kiểm tra mục cho phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú ở mặt sau. Chỉ dựa vào tên gọi “Hoạt động được chỉ định” thì không thể xác định người đó có được làm việc hay không; cần kiểm tra nội dung hoạt động ghi trong giấy chỉ định đính kèm hộ chiếu. Với những tư cách lưu trú quy định nơi làm việc, hãy kiểm tra mối liên hệ giữa giấy chỉ định và nơi tuyển dụng. Nếu lo ngại thẻ là giả, có thể đối chiếu thông tin trên thẻ với thông tin đọc được bằng ứng dụng đọc thẻ cư trú và các giấy tờ tương tự của Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản.
[1][2]Đối chiếu tư cách lưu trú với công việc thực tế
“Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế” là tư cách lưu trú dành cho công việc đòi hỏi kỹ thuật, kiến thức chuyên môn hoặc công việc dựa trên nền tảng văn hóa nước ngoài. Không chỉ căn cứ vào tên tuyển dụng như “phiên dịch” hay “kỹ sư”, cần kiểm tra mối liên hệ giữa nhiệm vụ thực tế và học vấn, kinh nghiệm làm việc của người đó. Không được lấy các công việc như tiếp khách thông thường, vệ sinh hoặc làm việc trên dây chuyền sản xuất làm nhiệm vụ chính. Ngay cả khi thực hiện tạm thời trong thời gian đào tạo, cũng cần kiểm tra nội dung và thời gian thực hiện. Mặt khác, người có tư cách “Thường trú nhân”, “Cư trú dài hạn”, “Vợ/chồng của công dân Nhật Bản, v.v.” hoặc “Vợ/chồng của thường trú nhân, v.v.” không bị giới hạn ngành nghề theo Luật Quản lý Xuất nhập cảnh.
[2]Quản lý giấy phép và giờ làm thêm của du học sinh
“Du học” và “Cư trú gia đình” tự thân không phải là tư cách cho phép làm thêm. Hãy kiểm tra giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú; nếu là giấy phép tổng quát, về nguyên tắc quản lý trong phạm vi không quá 28 giờ mỗi tuần. Hãy xác nhận tổng số giờ làm của người đó, bao gồm cả công việc ở những nơi làm thêm khác. Du học sinh được phép làm tối đa 8 giờ mỗi ngày, nhưng chỉ trong các kỳ nghỉ dài do cơ sở giáo dục quy định. Không được phép tham gia các hoạt động tại cơ sở kinh doanh có hoạt động dịch vụ giải trí người lớn, v.v. Sau khi tốt nghiệp, không còn tư cách học viên và đã kết thúc hoạt động du học, người đó không thể tiếp tục làm thêm theo giấy phép trước đây, dù thẻ vẫn còn thời hạn.
[2][3]Quy trình nộp đơn và bắt đầu làm việc khi tuyển du học sinh sau khi tốt nghiệp
Khi tuyển dụng du học sinh sau khi tốt nghiệp, cần được cấp phép thay đổi tư cách lưu trú sang tư cách lao động phù hợp với công việc phụ trách. Trước tiên, xác định công việc và điều kiện tuyển dụng, sau đó chuẩn bị hồ sơ học vấn của người đó và hồ sơ của doanh nghiệp để nộp đơn. Có trường hợp đơn được tiếp nhận khi nộp giấy chứng nhận dự kiến tốt nghiệp; sau khi tốt nghiệp, cần nộp giấy chứng nhận tốt nghiệp. Về nguyên tắc, người nộp đơn tự thực hiện tại quầy của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh phụ trách nơi cư trú hoặc sử dụng dịch vụ nộp đơn trực tuyến nếu đáp ứng điều kiện. Chỉ vì đang trong quá trình nộp đơn không có nghĩa là người đó được làm công việc mới. Chỉ bắt đầu làm việc sau khi xác nhận đã được chấp thuận thay đổi, rồi tiến hành các thông báo sau khi vào làm.
[2][6]Nêu rõ điều kiện tuyển dụng và tránh cho làm việc trước khi được chấp thuận
Các luật và quy định về lao động được áp dụng đối với người nước ngoài như đối với công dân Nhật Bản. Hãy ghi rõ nội dung công việc, nơi làm việc, tiền lương, giờ làm việc, v.v. trong thông báo điều kiện lao động hoặc hợp đồng lao động, đồng thời giải thích bằng cách người lao động có thể hiểu. Đối với tư cách “Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế”, mức thù lao phải bằng hoặc cao hơn mức dành cho người Nhật làm cùng công việc. Cũng có thể cân nhắc hợp đồng có điều kiện, theo đó hợp đồng chỉ có hiệu lực khi người lao động được cấp tư cách lao động. Dù có ngày dự kiến bắt đầu làm việc, điều quan trọng là không để người lao động làm công việc thuộc diện đó trước khi được chấp thuận. Việc xét duyệt có thể kéo dài do thiếu hồ sơ hoặc cần xác minh thêm; không thể bảo đảm sẽ được chấp thuận hoặc hoàn tất vào một ngày cụ thể.
[1][2][6]Thông báo về nơi trực thuộc của cá nhân và của doanh nghiệp là riêng
Người cư trú trung và dài hạn có các tư cách thuộc diện áp dụng như “Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế”, “Điều dưỡng”, “Kỹ năng” hoặc “Lao động kỹ năng đặc định” phải thông báo cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, về nguyên tắc trong vòng 14 ngày, khi nghỉ việc, ký hợp đồng mới hoặc có thay đổi tên hay địa chỉ của bên ký hợp đồng, v.v. Thông báo của doanh nghiệp với Hello Work không thay thế được thủ tục này. Riêng các cơ quan tiếp nhận người có một số tư cách quy định như “Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế” có nghĩa vụ nỗ lực thông báo việc tiếp nhận cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày kể từ khi bắt đầu hoặc kết thúc tiếp nhận. Tuy nhiên, các cơ quan có nghĩa vụ thực hiện thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài không thuộc diện này. Cần kiểm tra riêng chế độ thông báo áp dụng cho doanh nghiệp tiếp nhận lao động kỹ năng đặc định.
[1][4][5]Đối tượng, thời hạn và cách nộp thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài
Doanh nghiệp phải thông báo với Hello Work khi tuyển dụng hoặc khi người nước ngoài nghỉ việc. Người có tư cách “Ngoại giao”, “Công vụ” và thường trú nhân đặc biệt không thuộc diện áp dụng; tuy nhiên, thường trú nhân và du học sinh làm thêm vẫn thuộc diện áp dụng. Với người được bảo hiểm theo bảo hiểm việc làm, thực hiện thông báo bằng hồ sơ xác lập tư cách được bảo hiểm hoặc hồ sơ chấm dứt tư cách được bảo hiểm; thời hạn là đến ngày 10 của tháng tiếp theo đối với tuyển dụng, và trong vòng 10 ngày tính từ ngày tiếp theo sau khi nghỉ việc. Nếu người đó không thuộc diện được bảo hiểm, sử dụng mẫu số 3, Đơn thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài; trong cả hai trường hợp, hạn nộp là cuối tháng tiếp theo. Có thể nộp điện tử qua e-Gov nếu người đó thuộc diện được bảo hiểm, hoặc qua Hệ thống thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài nếu không thuộc diện này.
[1]Giấy tờ và tài liệu cần chuẩn bị để xác nhận
Dưới đây là ví dụ về các tài liệu cần chuẩn bị. Giấy tờ cần thiết sẽ khác nhau tùy theo tư cách lưu trú và nội dung hồ sơ. Vui lòng kiểm tra danh sách giấy tờ nộp chính thức áp dụng cho trường hợp của quý vị.
Hồ sơ về tư cách lưu trú, học vấn và quá trình làm việc của người lao động
Khi xác nhận tuyển dụng, hãy kiểm tra cả hai mặt thẻ cư trú và hộ chiếu; nếu thuộc trường hợp áp dụng, hãy kiểm tra cả nội dung giấy chỉ định và giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú. Đối với hồ sơ xin tư cách “Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế”, tùy nội dung đơn, hãy chuẩn bị giấy chứng nhận tốt nghiệp, giấy chứng nhận dự kiến tốt nghiệp, tài liệu chứng minh danh hiệu chuyên môn như chuyên môn sĩ, và giấy tờ xác nhận quá trình làm việc. Hãy phân loại riêng tài liệu dùng để xác nhận khi tuyển dụng và tài liệu cần xuất trình hoặc nộp trong hồ sơ xin phép.
[2][3][6]Thông báo điều kiện lao động, hợp đồng lao động và mô tả công việc
Hãy chuẩn bị tài liệu thể hiện nhiệm vụ phụ trách, nơi làm việc, thời hạn dự kiến tuyển dụng, mức thù lao, v.v. Để giải thích công việc có phù hợp với tư cách “Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế” hay không, nên sắp xếp rõ nội dung công việc hằng ngày và mối liên hệ với học vấn, kinh nghiệm của người đó. Thư nêu lý do tuyển dụng không phải là giấy tờ bắt buộc theo luật áp dụng đồng loạt trong mọi trường hợp; tuy nhiên, nếu cần cho việc xét duyệt, có thể sẽ được yêu cầu bổ sung mô tả cụ thể về công việc, v.v.
[2]Giấy chứng nhận thông tin đăng ký doanh nghiệp, mô tả hoạt động kinh doanh và tài liệu quyết toán
Đối với tư cách “Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế”, hãy chuẩn bị giấy chứng nhận thông tin đăng ký doanh nghiệp, tài liệu giới thiệu công ty mô tả chi tiết hoạt động kinh doanh và tài liệu quyết toán của năm tài chính gần nhất, tùy theo nhóm phân loại của cơ quan trực thuộc. Nếu là hoạt động kinh doanh mới, hãy chuẩn bị kế hoạch kinh doanh. Không phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc phải nộp tất cả các tài liệu này; hãy xác nhận nhóm phân loại và quy định miễn nộp giấy tờ được áp dụng rồi chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
[2]Tài liệu thuế và các tài liệu khác chứng minh nhóm phân loại của doanh nghiệp
Hãy kiểm tra tài liệu chứng minh nhóm phân loại của cơ quan trực thuộc, chẳng hạn như bảng tổng hợp các chứng từ pháp định gồm phiếu khấu trừ thuế thu nhập từ tiền lương năm trước. Nếu không thể nộp bảng tổng hợp các chứng từ pháp định, cần có tài liệu thay thế phù hợp với lý do. Đối với du học sinh tốt nghiệp đại học, v.v. tại Nhật Bản xin chuyển sang tư cách “Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế”, cũng có trường hợp được miễn nộp một số giấy tờ nếu đính kèm bản giải trình theo quy định; vì vậy, hãy kiểm tra danh sách giấy tờ cần nộp mới nhất.
[2]Tài liệu bổ sung từ năm 2026 và tài liệu dành cho hình thức phái cử
Đối với hồ sơ xin tư cách “Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế” từ ngày 15 tháng 4 năm 2026 trở đi, nhóm phân loại 3 và 4 phải bổ sung bản khai liên quan đến người đại diện của cơ quan trực thuộc. Với công việc giao tiếp trực tiếp chủ yếu sử dụng năng lực ngôn ngữ, v.v., cần kiểm tra cả tài liệu chứng minh năng lực ngôn ngữ sử dụng trong công việc tương đương CEFR B2. Với hình thức phái cử, cần chuẩn bị riêng văn bản cam kết của bên phái cử và bên tiếp nhận, tài liệu làm rõ nội dung hoạt động tại nơi tiếp nhận và thời hạn hợp đồng, v.v.
[2]
Câu hỏi thường gặp
Khi tuyển dụng người có tư cách lưu trú thường trú, có cần khai báo tình hình tuyển dụng lao động nước ngoài không?
Có. Tư cách lưu trú “Thường trú” không hạn chế ngành nghề, nhưng vẫn thuộc diện phải khai báo tình hình tuyển dụng lao động nước ngoài. Cách xử lý khác với “Thường trú đặc biệt”. Vui lòng khai báo khi tuyển dụng và khi người lao động nghỉ việc theo phương thức tương ứng với việc họ có thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp hay không.
[1][2]Người chuyển việc có tư cách lưu trú Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế có thể được tuyển dụng chỉ bằng cách khai báo không?
Trước tiên, hãy xác nhận công việc mới có thuộc phạm vi tư cách lưu trú hiện tại hay không. Nếu người đó tiếp tục làm việc trong phạm vi của cùng tư cách lưu trú, thông thường không cần thay đổi tư cách lưu trú; người đó cần khai báo về cơ quan hợp đồng của mình và doanh nghiệp cần khai báo tình hình tuyển dụng lao động nước ngoài. Việc khai báo không phải là thủ tục cấp phép làm việc. Nếu khó xác định, có thể kiểm tra bằng cách để chính người lao động nộp đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lao động.
[1][2][4]Sau khi tốt nghiệp, có thể cho du học sinh đang chờ xử lý đơn xin thay đổi tư cách lưu trú làm thêm không?
Nếu đã tốt nghiệp, không còn là sinh viên và đã kết thúc hoạt động du học, người đó không thể làm thêm theo giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú dành cho du học sinh trước đây. Việc vẫn còn thời hạn lưu trú hoặc đang chờ xử lý đơn xin thay đổi tư cách lưu trú không tự nó tạo căn cứ để làm việc. Ngay cả khi đã chuyển sang tư cách khác như “Hoạt động đặc định”, cũng cần kiểm tra lại nội dung giấy chỉ định và giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú.
[2][3]Người phụ trách của công ty có thể thay du học sinh nộp đơn xin thay đổi tư cách lưu trú không?
Chỉ với tư cách là người phụ trách công ty thì không thể nộp thay cho đương sự. Về nguyên tắc, đương sự tự nộp đơn; để nhân viên doanh nghiệp thay mặt chuyển tiếp hồ sơ, cần đáp ứng các điều kiện như được Cục trưởng Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực chấp thuận và được đương sự ủy thác. Doanh nghiệp cũng cần đăng ký sử dụng trước, cùng các thủ tục khác, khi nộp đơn trực tuyến. Hãy đồng thời chuẩn bị tài liệu phía doanh nghiệp và xác nhận ai là người được phép nộp đơn.
[2][6]Văn phòng điều hành và người phụ trách tư vấn
Văn phòng Hành chính pháp lý Imai
Người phụ trách tư vấn hồ sơ xin tư cách lưu trú:今井善実 Chuyên viên hành chính pháp lý
Vui lòng xem thông tin về văn phòng để biết nghiệp vụ phụ trách và phạm vi tư vấn. Bài viết không cam kết nhận xử lý hồ sơ cá nhân hay bảo đảm được cấp phép.