Dành cho những người
- Doanh nghiệp tiếp nhận muốn ủy thác cho bên ngoài việc hỗ trợ người nước ngoài có Kỹ năng đặc định số 1
- Pháp nhân hoặc hộ kinh doanh cá thể đang cân nhắc đăng ký mới hoặc gia hạn cơ quan hỗ trợ đăng ký
Đầu mối nộp đơn và tư vấn chính:Hồ sơ đăng ký hoặc gia hạn được nộp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú địa phương hoặc chi cục phụ trách trụ sở chính hay văn phòng chính. Không bao gồm chi cục tại sân bay và văn phòng chi nhánh. Có thể nộp qua đường bưu điện, nhưng không hỗ trợ nộp hồ sơ đăng ký hoặc gia hạn trực tuyến.
Vai trò và điều kiện đăng ký của cơ quan hỗ trợ đăng ký
Doanh nghiệp tiếp nhận phải lập kế hoạch hỗ trợ cho người nước ngoài có Kỹ năng đặc định số 1 và thực hiện hỗ trợ theo kế hoạch đó. Cơ quan hỗ trợ đăng ký nhận ủy thác từ doanh nghiệp để thực hiện việc này. Chế độ kế hoạch hỗ trợ áp dụng cho số 1; không phải là chế độ yêu cầu áp dụng đồng loạt cùng một kế hoạch hỗ trợ cho Kỹ năng đặc định số 2.
Khi đăng ký, ngoài việc không thuộc các trường hợp bị từ chối đăng ký theo quy định pháp luật, cơ quan còn được xác nhận có cơ cấu đủ khả năng thực hiện toàn bộ kế hoạch hỗ trợ. Tài liệu chứng minh sẽ khác nhau tùy theo điều kiện về thành tích nào được đáp ứng, chẳng hạn kinh nghiệm của cơ quan trong việc tiếp nhận và tư vấn, hoặc kinh nghiệm của người phụ trách hỗ trợ và nhân viên hỗ trợ. Hộ kinh doanh cá thể cũng có thể nộp đơn, không chỉ pháp nhân.
Sự khác nhau khi chọn ủy thác toàn bộ hay một phần
Nếu ủy thác toàn bộ việc thực hiện kế hoạch hỗ trợ cho tổ chức hỗ trợ đã đăng ký, doanh nghiệp tiếp nhận được xem là đáp ứng các tiêu chuẩn về hệ thống hỗ trợ. Tuy nhiên, các nghĩa vụ với tư cách là người sử dụng lao động không được chuyển giao. Doanh nghiệp cũng là chủ thể lập kế hoạch hỗ trợ. Hãy xác nhận bên nhận ủy thác có thể hỗ trợ trên thực tế hay không, cũng như địa điểm làm việc, nơi cư trú và ngôn ngữ có thể hỗ trợ.
Khi ủy thác một phần, phải ghi rõ phạm vi ủy thác trong kế hoạch hỗ trợ và bản thân doanh nghiệp phải đáp ứng các tiêu chuẩn về hệ thống hỗ trợ. Không thể tách riêng và ủy thác chỉ việc phỏng vấn định kỳ hoặc thông báo cho cơ quan hành chính. Ngoài ra, nghiêm cấm tổ chức hỗ trợ đã đăng ký tái ủy thác việc thực hiện các hỗ trợ mà tổ chức đó đã nhận ủy thác. Cần phân biệt việc này với sử dụng người hỗ trợ cần thiết như thông dịch viên.
Tài liệu căn cứ:[3]
Ghi cụ thể trong kế hoạch hỗ trợ và hợp đồng
Các hỗ trợ bắt buộc gồm: hướng dẫn trước, đưa đón khi xuất nhập cảnh, hỗ trợ tìm nhà ở và ký kết hợp đồng sinh hoạt, hướng dẫn về đời sống, đi cùng khi làm thủ tục công, hướng dẫn học tiếng Nhật, tiếp nhận tư vấn và khiếu nại, giao lưu trong cộng đồng, hỗ trợ chuyển việc khi nghỉ việc do hoàn cảnh của bên tiếp nhận hoặc lý do tương tự, và phỏng vấn định kỳ, thông báo. Hãy xác định người phụ trách và phương thức thực hiện từng hỗ trợ, đồng thời lập kế hoạch có xét đến các chính sách chung sống đa văn hóa của chính quyền địa phương nơi có cơ sở kinh doanh và nơi cư trú.
Lập kế hoạch hỗ trợ bằng ngôn ngữ mà người đó có thể hiểu đầy đủ; giải thích, giao một bản sao và lấy chữ ký xác nhận đã hiểu. Khi ký hợp đồng, phải nêu rõ mức phí hỗ trợ và các khoản cấu thành. Không được trực tiếp hay gián tiếp bắt người đó chịu chi phí hỗ trợ bắt buộc, kể cả bằng cách khấu trừ lương. Phí ủy thác hỗ trợ và lệ phí nhà nước cho việc đăng ký là các khoản phí riêng biệt.
Tài liệu căn cứ:[3]
Gia hạn đăng ký và thông báo sau khi bắt đầu hỗ trợ
Đăng ký có hiệu lực trong 5 năm. Phải nộp đơn gia hạn từ ngày đầu tiên của tháng có ngày đó nằm trước ngày hết hạn 6 tháng đến cuối tháng nằm trước ngày hết hạn 4 tháng. Ngay cả khi đang chờ xử lý đơn, nếu không được gia hạn trước khi hết hạn thì không thể thực hiện công việc hỗ trợ với tư cách tổ chức hỗ trợ đã đăng ký. Bản tóm tắt dùng cho đăng ký mới và bản dùng cho gia hạn là các mẫu riêng.
Đối với báo cáo định kỳ từ tháng 4 năm 2026 trở đi, doanh nghiệp tiếp nhận phải nộp trước ngày 31 tháng 5 của năm tiếp theo, về giai đoạn từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 31 tháng 3 năm sau. Ngay cả khi ủy thác toàn bộ, tổ chức hỗ trợ đã đăng ký vẫn cung cấp tài liệu về tình hình hỗ trợ cho doanh nghiệp, và doanh nghiệp tổng hợp báo cáo. Dù báo cáo định kỳ chỉ nộp mỗi năm một lần, phỏng vấn định kỳ vẫn phải được thực hiện ít nhất 3 tháng một lần. Cần quản lý riêng các báo cáo phát sinh do thay đổi bên nhận ủy thác hoặc kế hoạch, thay đổi thông tin đăng ký của tổ chức hỗ trợ, v.v.
Kiểm tra giấy tờ cần thiết và nơi xin cấp
Các giấy tờ được giới thiệu chỉ là những ví dụ tiêu biểu. Tài liệu cần thiết sẽ khác nhau tùy theo loại đơn (chứng nhận, thay đổi, gia hạn, v.v.), tư cách lưu trú hiện tại, cơ quan/tổ chức tiếp nhận, quốc tịch và quan hệ gia đình. Tùy từng trường hợp, có thể được yêu cầu nộp thêm tài liệu.
Các tài liệu chính mà tổ chức nộp đơn đăng ký hoặc gia hạn cần chuẩn bị
Đơn đăng ký tổ chức hỗ trợ đã đăng ký (gia hạn) và giấy nộp lệ phí
- Mục đích
- Để đăng ký thông tin và nộp lệ phí nhà nước.
- Nơi xin cấp / người lập
- Người nộp đơn lập theo mẫu của Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú, đồng thời chuẩn bị tem doanh thu.
- Điểm cần kiểm tra
- Nộp khi làm đơn: 28.400 yên cho đăng ký mới và 11.100 yên cho gia hạn đăng ký. Không bao gồm phí ủy thác hoặc thù lao chuyên gia.
Giấy chứng nhận các thông tin đăng ký và bản sao điều lệ, v.v.
- Mục đích
- Để xác nhận sự tồn tại và cơ cấu của pháp nhân.
- Nơi xin cấp / người lập
- Chuẩn bị giấy chứng nhận các thông tin đăng ký tại Cục Pháp vụ; chuẩn bị điều lệ, v.v. từ tài liệu do pháp nhân lưu giữ.
- Điểm cần kiểm tra
- Dùng cho đăng ký hoặc gia hạn của pháp nhân. Cá nhân kinh doanh cần chuẩn bị tài liệu khác, chẳng hạn như giấy chứng nhận cư trú.
Giấy chứng nhận cư trú của cán bộ quản lý hoặc cá nhân kinh doanh và tài liệu về địa chỉ văn phòng
- Mục đích
- Để xác nhận thông tin cá nhân và địa điểm của tổ chức nộp đơn.
- Nơi xin cấp / người lập
- Giấy chứng nhận cư trú do chính quyền thành phố, quận, thị trấn hoặc làng cấp. Hợp đồng thuê văn phòng, v.v. là tài liệu do người nộp đơn lưu giữ.
- Điểm cần kiểm tra
- “Bản sao” giấy chứng nhận cư trú là văn bản do chính quyền địa phương cấp. Nội dung ghi trên đó phải phù hợp với bảng kiểm tra. Trong một số trường hợp, có thể thay bằng giấy cam kết đối với cán bộ quản lý không trực tiếp tham gia công việc hỗ trợ. Nếu địa chỉ văn phòng của cá nhân khác với địa chỉ trên giấy chứng nhận cư trú thì cần có tài liệu về địa điểm văn phòng.
Các tài liệu chính chứng minh hệ thống hỗ trợ
Bản tóm tắt tổ chức hỗ trợ đã đăng ký và giấy cam kết của tổ chức hỗ trợ đã đăng ký
- Mục đích
- Để trình bày về tổ chức, hệ thống hỗ trợ và việc tuân thủ các tiêu chuẩn.
- Nơi xin cấp / người lập
- Tổ chức nộp đơn lập theo mẫu tham khảo của Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú.
- Điểm cần kiểm tra
- Bản tóm tắt cho đăng ký mới là mẫu đăng ký; bản dùng cho gia hạn là mẫu gia hạn. Không sử dụng nguyên trạng tài liệu cũ mà phải phản ánh hệ thống hiện tại.
Sơ yếu lý lịch, văn bản chấp thuận nhận nhiệm vụ và giấy cam kết của người phụ trách hỗ trợ và nhân viên phụ trách hỗ trợ
- Mục đích
- Để xác nhận kinh nghiệm, ý định nhận nhiệm vụ và việc đáp ứng các tiêu chuẩn của người phụ trách.
- Nơi xin cấp / người lập
- Mỗi người phụ trách điền theo mẫu tham khảo của Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú.
- Điểm cần kiểm tra
- Dùng cho đăng ký hoặc gia hạn. Nếu sử dụng kinh nghiệm công việc tư vấn làm điều kiện về thành tích, hãy cân nhắc chuẩn bị tài liệu chứng minh thời gian kinh nghiệm riêng, ngoài sơ yếu lý lịch.
Tài liệu về kinh nghiệm tiếp nhận và công việc tư vấn đời sống
- Mục đích
- Để chứng minh đáp ứng điều kiện về kinh nghiệm đã lựa chọn.
- Nơi xin cấp / người lập
- Hồ sơ tiếp nhận trước đây, hợp đồng tư vấn, tài liệu xác nhận đã nhận thù lao, giấy xác nhận của nơi làm việc, v.v.
- Điểm cần kiểm tra
- Chuẩn bị danh sách người cư trú trung và dài hạn đã tiếp nhận, danh sách người đã được tư vấn về đời sống, v.v. tùy theo điều kiện áp dụng. Khi gia hạn, trong một số trường hợp có thể lược bỏ danh sách tiếp nhận, chẳng hạn khi đã có thành tích hỗ trợ với tư cách tổ chức hỗ trợ đã đăng ký.
Các tài liệu chính mà doanh nghiệp tiếp nhận và bên nhận ủy thác cần chuẩn bị
Kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài lao động kỹ năng đặc định số 1
- Mục đích
- Để làm rõ nội dung hỗ trợ, người phụ trách và phạm vi ủy thác cho từng người nước ngoài.
- Nơi xin cấp / người lập
- Doanh nghiệp tiếp nhận lập theo mẫu của Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú và giải thích cho người đó.
- Điểm cần kiểm tra
- Chuẩn bị để nộp đơn xin cấp phép hoặc thay đổi. Việc có cần nộp hay có thể lược bỏ khi gia hạn được xác định theo bảng kiểm tra đơn xin cư trú của người đó; cần phân biệt với thông báo khi thay đổi kế hoạch.
Hợp đồng ủy thác hỗ trợ và tài liệu giải thích chi phí
- Mục đích
- Để thỏa thuận về phạm vi hỗ trợ, phương thức thực hiện, mức phí và các khoản cấu thành.
- Nơi xin cấp / người lập
- Doanh nghiệp tiếp nhận và tổ chức hỗ trợ đã đăng ký cùng lập.
- Điểm cần kiểm tra
- Khi đăng ký tổ chức, chuẩn bị tài liệu giải thích các khoản phí dự kiến của tổ chức nộp đơn. Đối với đơn xin cấp phép, thay đổi hoặc gia hạn cư trú của người đó, cần kiểm tra riêng xem có phải nộp tài liệu giải thích hợp đồng ủy thác hay không.
Tài liệu báo cáo định kỳ như tình hình thực hiện hỗ trợ và mục ký tên
- Mục đích
- Để phản ánh hỗ trợ thực tế đã thực hiện vào báo cáo định kỳ của doanh nghiệp.
- Nơi xin cấp / người lập
- Tổ chức hỗ trợ đã đăng ký lập và cung cấp cho doanh nghiệp tiếp nhận.
- Điểm cần kiểm tra
- Dùng khi nhận ủy thác toàn bộ. Việc có cần mục ký tên hay không tùy thuộc vào phương thức nộp và các yếu tố khác. Cũng cần lưu giữ hồ sơ tư vấn và phỏng vấn để có thể xác nhận việc thực hiện hỗ trợ.
Quy trình tư vấn và chuẩn bị hồ sơ
- 1
Quyết định phương thức hỗ trợ và người phụ trách
So sánh ủy thác toàn bộ, ủy thác một phần và tự hỗ trợ; xác định địa điểm thực hiện, ngôn ngữ có thể hỗ trợ, liên lạc khi khẩn cấp và các nghĩa vụ vẫn thuộc về doanh nghiệp.
Tài liệu căn cứ:[3]
- 2
- 3
Đảm bảo hợp đồng phù hợp với kế hoạch hỗ trợ cá nhân
Doanh nghiệp và bên nhận ủy thác thống nhất phạm vi, chi phí và giải thích cho người lao động bằng ngôn ngữ họ có thể hiểu. Buổi hướng dẫn trước khi nhập cảnh phải được thực hiện trước khi nộp hồ sơ xin cấp hoặc thay đổi tư cách lưu trú.
Tài liệu căn cứ:[3]
- 4
Những điểm cần lưu ý trước khi nộp đơn
- Các tài liệu được giới thiệu là những ví dụ chuẩn bị chính, không phải danh sách đầy đủ các giấy tờ bắt buộc áp dụng cho mọi trường hợp. Bảng kiểm đăng ký/gia hạn và bảng kiểm hồ sơ xin tư cách lưu trú cho cá nhân là hai bảng riêng. Cũng có thể được yêu cầu bổ sung tài liệu.
- Điều này không bảo đảm việc đăng ký hoặc được cấp phép lưu trú. Vui lòng xác nhận khi trao đổi tư vấn về việc có thể nhận hỗ trợ cụ thể hay không, ngôn ngữ tư vấn, sự khác biệt với dịch vụ giới thiệu việc làm và phạm vi công việc được yêu cầu.
Trang này cung cấp thông tin chung về các chế độ, không đưa ra nhận định cho từng trường hợp cụ thể và không bảo đảm việc được cấp phép hoặc chấp thuận. Hồ sơ cần nộp và điều kiện yêu cầu sẽ khác nhau tùy hoàn cảnh của từng người. Khi nộp đơn, hãy kiểm tra tài liệu chính thức mới nhất và trao đổi với chuyên viên hành chính pháp lý về thủ tục phù hợp với tình hình của mình.
Câu hỏi thường gặp
Nếu ủy thác thì doanh nghiệp không cần làm gì nữa phải không?
Không. Việc lập kế hoạch hỗ trợ, các nghĩa vụ với tư cách người sử dụng lao động và các thông báo do chính doanh nghiệp thực hiện vẫn còn. Đối với thông báo định kỳ, doanh nghiệp cũng phải tổng hợp tình hình hỗ trợ của bên nhận ủy thác và nộp.
Được đăng ký rồi thì có thể giới thiệu nhân lực không?
Đăng ký làm Tổ chức hỗ trợ đăng ký và giấy phép/thông báo kinh doanh giới thiệu việc làm là hai việc riêng biệt. Nếu thực hiện việc giới thiệu, môi giới trong hoạt động hỗ trợ chuyển việc như một hoạt động kinh doanh, cần xác nhận các giấy phép cần thiết.
Tài liệu căn cứ:[3]
Nguồn tham khảo chính thức như Cục Xuất nhập cảnh và Cục Pháp vụ
Vui lòng kiểm tra mẫu đơn và tài liệu nộp mới nhất trên các trang chính thức sau đây. Tài liệu chính thức được cung cấp bằng tiếng Nhật và các ngôn ngữ mà từng cơ quan hỗ trợ.
- [1] Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh Nhật Bản: Đơn xin đăng ký làm Tổ chức hỗ trợ đăng ký (bao gồm danh sách tài liệu cần nộp và bảng kiểm)
- [2] Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh Nhật Bản: Đơn xin gia hạn đăng ký làm Tổ chức hỗ trợ đăng ký (bao gồm bảng kiểm gia hạn)
- [3] Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh Nhật Bản: Hướng dẫn vận hành về hỗ trợ người nước ngoài có Kỹ năng đặc định số 1
- [4] Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh Nhật Bản: Thông báo của cơ quan tiếp nhận lao động Kỹ năng đặc định và Tổ chức hỗ trợ đăng ký