Trabajador cualificado especificado y entidades de apoyo registradas
Guía para empresas que contratan a trabajadores extranjeros bajo el Programa de Trabajadores Calificados Especificados: explica las diferencias entre las categorías 1 y 2, los requisitos para su contratación y los 10 elementos de apoyo obligatorio. Consulte las responsabilidades que siguen correspondiendo a la empresa aunque delegue el apoyo en una organización de apoyo registrada, ejemplos de documentación para la solicitud, cómo comparar presupuestos de servicios de apoyo y los procedimientos desde la contratación hasta las notificaciones posteriores al inicio del trabajo.
Trabajador cualificado especificado: tipos 1 y 2 y empleos permitidos
El estatus de residencia de Trabajador Calificado Especificado permite realizar trabajos que requieren determinadas competencias en sectores industriales designados. No es un sistema que permita contratar en cualquier sector o puesto por el mero hecho de que exista escasez de mano de obra. La categoría 1 permite, en principio, una estancia acumulada de hasta 5 años y exige apoyo obligatorio; por regla general, no permite traer a familiares. La categoría 2 requiere competencias avanzadas, no tiene un límite máximo de estancia acumulada mediante renovaciones y, si se cumplen los requisitos, permite traer al cónyuge y a los hijos. La categoría 2 no está sujeta al apoyo obligatorio de la categoría 1, pero el cambio no es automático. Compruebe los requisitos de exámenes y experiencia para cada sector y categoría de trabajo.
[1][2][3]Condiciones laborales y cumplimiento normativo de la empresa
Además de comprobar que las funciones correspondan al sector designado, la empresa debe establecer condiciones laborales adecuadas, como una remuneración igual o superior a la de los trabajadores japoneses que realicen tareas equivalentes y una jornada laboral establecida igual a la de los trabajadores ordinarios. También debe cumplir la legislación laboral y las normas sobre seguro social e impuestos; las empresas que no estén afiliadas a los seguros sociales a los que están obligadas no pueden contratar a estos trabajadores. También se evalúan la idoneidad de la empresa, su sistema de apoyo para la categoría 1 y el plan de apoyo. Compruebe asimismo los requisitos específicos de cada sector, como la afiliación al consejo sectorial correspondiente antes de presentar la solicitud. Externalizar el apoyo no exime de estos requisitos.
[1][2][3]Los 10 elementos de apoyo obligatorio para la categoría 1
El plan de apoyo para la categoría 1 debe incluir: ① orientación previa; ② traslado al entrar y salir del país; ③ ayuda para conseguir vivienda y formalizar los contratos necesarios para la vida diaria; ④ orientación sobre la vida cotidiana; ⑤ acompañamiento para realizar trámites públicos y otros; ⑥ oportunidades para aprender japonés; ⑦ atención de consultas y quejas; ⑧ promoción de la interacción con japoneses; ⑨ apoyo para encontrar otro empleo si pierde el trabajo por causas ajenas a su responsabilidad; y ⑩ entrevistas periódicas y notificaciones a las autoridades administrativas. No siempre basta con indicar a la persona dónde acudir: deben concretarse medidas como explicar la información en un idioma que comprenda y acompañarla cuando sea necesario. Las entrevistas periódicas con el trabajador extranjero y su superior, entre otros, deben realizarse al menos una vez cada 3 meses.
[2][3]Entidades de apoyo registradas: delegación y responsabilidad empresarial
El apoyo para la categoría 1 puede prestarlo la propia empresa o delegarse total o parcialmente en una organización de apoyo registrada. Si se delega en su totalidad, se considera que la empresa cumple los requisitos relativos al sistema de apoyo, pero no se transfieren por ello el cumplimiento del contrato de trabajo ni las obligaciones de notificación de la empresa. Si la delegación es parcial, la empresa debe garantizar que cuenta con la estructura necesaria, incluido el apoyo que asume directamente. El contrato debe especificar los servicios de apoyo delegados, su coste y el desglose de este; acuerde también las responsabilidades de cada parte y cómo compartirán la información. Compruebe que la entidad figure en el registro de la Agencia de Servicios de Inmigración y confirme los idiomas disponibles y el alcance de la atención presencial. Las organizaciones de apoyo registradas no pueden volver a delegar sus tareas de apoyo.
[2][3][4]Procedimientos desde la contratación hasta el inicio del trabajo
Primero, compruebe las funciones previstas y los requisitos de la empresa, y confirme que el candidato haya aprobado los exámenes de competencias y japonés o que cumpla los requisitos para quedar exento. Formalice el contrato de trabajo, elabore el plan de apoyo de la categoría 1, designe a la persona responsable del apoyo o a la entidad contratada y, antes de presentar la solicitud, realice la orientación previa y el examen médico. Para contratar desde el extranjero, solicite el Certificado de Elegibilidad, obtenga el visado y proceda a la entrada en Japón; quienes ya se encuentran en el país deben solicitar el cambio de estatus de residencia que corresponda. Según la nacionalidad, también pueden ser necesarios trámites en el país de origen. No permita que la persona empiece a trabajar solo porque haya recibido una oferta o porque se haya aceptado la solicitud: compruebe que su estatus de residencia y el alcance de sus actividades le permiten trabajar. No se garantiza la fecha de autorización ni la de finalización del examen de la solicitud.
[1][2][3]Partidas incluidas en los costes de apoyo y comparación de presupuestos
En el presupuesto, confirme qué se incluye: orientación inicial previa, ayuda para contratar una vivienda, atención de consultas mensuales, orientación para estudiar japonés y entrevistas periódicas. Compare también si se cobran por separado los gastos de transporte para los traslados, la interpretación, los desplazamientos a lugares lejanos y el acompañamiento adicional. Si, además de la tarifa por la externalización del apoyo, se cobran honorarios de colocación laboral o gastos de tramitación de solicitudes de residencia, pida que se detallen por separado. Para facilitar la comparación, calcule el coste total para el mismo período y número de personas, incluidos los gastos iniciales y adicionales, no solo la tarifa mensual. Los gastos del apoyo obligatorio corren por cuenta de la empresa y no pueden trasladarse a la persona trabajadora. Deben tratarse por separado de los gastos de manutención, como el alquiler y los servicios públicos.
[2][3][5]Mantener entrevistas, registros y notificaciones después de la contratación
Una vez iniciada la actividad laboral, conserve registros de la prestación del apoyo, las consultas recibidas y los resultados de las entrevistas, y gestione el caso conforme a las condiciones de empleo y al plan de apoyo. Las notificaciones periódicas a inmigración se presentan una vez al año: se informa sobre el período comprendido entre el 1 de abril y el 31 de marzo del año siguiente, y se presenta la notificación antes del 31 de mayo de ese año. Si el plazo vence en sábado, domingo o festivo, se traslada al siguiente día hábil de atención. Incluso cuando se externaliza todo el apoyo, la empresa debe reunir la información sobre la prestación del apoyo por parte de la Organización de Apoyo Registrada y presentarla. No confunda la frecuencia de las entrevistas periódicas —al menos una vez cada tres meses— con la frecuencia de las notificaciones. Los cambios en el contrato laboral, el plan de apoyo o el contrato de externalización, así como las dificultades para continuar con la aceptación, entre otros casos, requieren notificaciones adicionales cuando se produzcan.
[2][4]Documentos y materiales de consulta que debe preparar
Los siguientes son ejemplos de materiales que puede preparar. Los documentos necesarios varían según el estatus de residencia y el contenido de la solicitud. Consúltelos en la lista oficial de documentos que deben presentarse correspondiente a su caso.
Documentación sobre la identidad, las competencias y la salud de la persona
Por ejemplo, el formulario de solicitud, una fotografía, el pasaporte o la tarjeta de residencia, documentos que acrediten la aprobación de los exámenes de competencias y de japonés, y el formulario individual del reconocimiento médico. Si la persona pasa de un programa de formación técnica, compruebe los documentos que acrediten la finalización satisfactoria o el cumplimiento de los requisitos para quedar exenta de los exámenes. Como la documentación que se presenta o se muestra varía entre una solicitud de Certificado de Elegibilidad desde el extranjero y una solicitud de cambio o renovación dentro de Japón, utilice la lista de documentos exigidos más reciente que corresponda a cada caso.
[1][3]Documentación que explique el contrato laboral y la remuneración
Por ejemplo, el contrato de trabajo para trabajador extranjero con estatus de residencia de Trabajador Especificado, las condiciones laborales y el documento explicativo de la remuneración de la persona trabajadora extranjera con estatus de residencia de Trabajador Especificado. Ordene la información sobre las tareas previstas, el lugar de trabajo, la jornada laboral, el salario base y los complementos, así como los gastos que se deducirán, y explique cómo la remuneración es equivalente a la de los trabajadores japoneses. Explique las condiciones en un idioma que la persona comprenda bien y compruebe que no haya discrepancias entre el contrato, el plan de apoyo y la información de la solicitud.
[1][3]Documentación para comprobar la empresa receptora y los criterios específicos de cada sector
Por ejemplo, documentos sobre el perfil y las actividades de la empresa, el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de seguridad social, y declaraciones juradas específicas del sector o documentos que acrediten la adhesión al consejo correspondiente. Según las características de la empresa, su historial de aceptación de trabajadores durante el mismo ejercicio fiscal y la categoría de la solicitud, es posible que se pueda omitir parte de la documentación. No existe un conjunto de documentos único para todos los casos: coteje las listas correspondientes a la entidad de pertenencia y al sector.
[1][3]Documentación relativa al plan de apoyo de categoría 1 y a la externalización del apoyo
Por ejemplo, el plan de apoyo para trabajadores extranjeros con estatus de residencia de Trabajador Especificado de categoría 1, el contrato de externalización del apoyo y el documento explicativo del contrato de externalización celebrado con una Organización de Apoyo Registrada. Indique quién prestará el apoyo, en qué idioma, cuándo y hasta qué punto. Los sistemas que deben comprobarse son distintos si la empresa presta el apoyo por cuenta propia o lo externaliza por completo. El contrato de externalización debe especificar las tareas de apoyo y el importe y desglose de los gastos.
[1][2][3]Registros de la prestación del apoyo y documentación para las notificaciones
Conserve los comprobantes de la orientación previa y la orientación para la vida cotidiana, los registros de consultas y los informes de las entrevistas periódicas, entre otros documentos. Para las notificaciones periódicas, organice la información sobre la aceptación, las actividades y la prestación del apoyo; si se externaliza todo el apoyo, reciba de la Organización de Apoyo Registrada la documentación necesaria. Utilice los formularios vigentes para las notificaciones y gestione por separado las notificaciones que deban presentarse cuando se modifique el plan de apoyo o la entidad contratada.
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Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio externalizar el apoyo a una Organización de Apoyo Registrada?
No es obligatorio. La empresa puede prestar el apoyo por cuenta propia si cumple los criterios relativos al sistema de apoyo, entre otros, y puede ejecutar un plan de apoyo adecuado. Sin embargo, no basta con designar a una persona responsable: también se requiere, entre otras cosas, atender consultas en un idioma que la persona comprenda y prestar apoyo desde una posición neutral. Si la empresa no puede encargarse de alguna parte, puede considerar externalizar todo el apoyo o solo una parte.
[2][3]¿Puedo encargar a una Organización de Apoyo Registrada la búsqueda de personal y la solicitud?
El registro como Organización de Apoyo Registrada y la licencia para ejercer actividades de colocación laboral son sistemas distintos. Si desea encargarle la presentación de candidatos o la búsqueda de un nuevo empleador, compruebe por separado que cuenta con la licencia u otra autorización necesaria para realizar actividades de colocación laboral. Para actuar como representante en una solicitud de residencia también se requieren las aprobaciones correspondientes o los trámites para utilizar el sistema en línea. No dé por sentado que una Organización de Apoyo Registrada puede encargarse de todo: confirme las responsabilidades y tarifas correspondientes al apoyo, la colocación laboral y la solicitud, por separado.
[3][5]¿Cómo se explica el salario si no hay trabajadores japoneses que realicen el mismo trabajo?
La falta de trabajadores japoneses que sirvan de referencia no impide por sí sola contratar a la persona. Si existe un reglamento salarial, compruebe los criterios establecidos en él; si no lo hay, evalúe la comparación con trabajadores japoneses que desempeñen tareas similares, teniendo en cuenta el cargo, las responsabilidades, la edad y la experiencia, entre otros factores. Si tampoco hay trabajadores japoneses con quienes comparar, inmigración tomará una decisión basándose, entre otros elementos, en datos de remuneración de empresas del mismo sector en la zona. Afirmar únicamente que el salario supera el mínimo legal no basta para explicar que se cumple el requisito de una remuneración equivalente o superior.
[3]¿Puede una persona con título universitario realizar tareas operativas con un estatus de residencia de Ingeniero/Especialista en Humanidades/Servicios Internacionales?
El mero hecho de tener un título universitario no permite que el trabajo principal con el estatus de residencia de “Ingeniero/Especialista en Humanidades/Servicios Internacionales” consista en tareas operativas que no requieren conocimientos especializados. Compruebe si las tareas reales corresponden al estatus de residencia; no se guíe solo por el nombre del puesto. Por otra parte, el estatus de residencia de Trabajador Especificado tampoco autoriza cualquier tipo de trabajo operativo: las tareas deben corresponder al sector y a la categoría laboral aplicables, y la persona debe cumplir los requisitos de competencias. Distinga las tareas especializadas de las operativas y concrete las funciones antes de contratar.
[1][6]Despacho responsable y persona encargada de las consultas
Oficina de Gestoría Administrativa Imai
Persona encargada de consultas sobre solicitudes de estatus de residencia:今井善実 Profesional de gestión administrativa y legal
Consulte la información del despacho para conocer las funciones de la persona responsable y el alcance de las consultas. Los artículos no implican que se acepte un encargo individual ni garantizan la concesión del permiso.