Para quién es
- Empresas receptoras que desean externalizar el apoyo a trabajadores extranjeros con estatus de trabajador cualificado específico n.º 1
- Personas jurídicas y empresarios individuales que estén considerando solicitar por primera vez el registro o la renovación como organización de apoyo registrada
Principales organismos de solicitud y consulta:Las solicitudes de registro y renovación deben presentarse ante la Oficina Regional de Inmigración y Residencia o una de sus sucursales que tenga jurisdicción sobre la oficina central o la sede principal. Se excluyen las sucursales aeroportuarias y las oficinas de atención. Se admiten solicitudes por correo, pero no solicitudes en línea para el registro o la renovación.
Funciones y requisitos de registro de una organización de apoyo registrada
La empresa receptora debe preparar un plan de apoyo para los trabajadores extranjeros con estatus de trabajador cualificado específico n.º 1 y prestar apoyo conforme a dicho plan. La organización de apoyo registrada recibe de la empresa el encargo de llevarlo a cabo. Este sistema de planes de apoyo se aplica al estatus n.º 1 y no exige de manera uniforme el mismo plan para el estatus n.º 2.
Para el registro, además de comprobar que no concurra ningún motivo legal de denegación, se verifica que exista una estructura capaz de ejecutar íntegramente el plan de apoyo. La documentación acreditativa varía según los requisitos de experiencia aplicables, como la experiencia de la organización en la recepción y la atención de consultas, o la experiencia del responsable y del personal de apoyo. Pueden presentar una solicitud tanto las personas jurídicas como los empresarios individuales.
Diferencias al elegir entre externalizar todo el apoyo o solo una parte
Si se encomienda a una organización de apoyo registrada la ejecución íntegra del plan de apoyo, se considera que la empresa receptora cumple los requisitos relativos a su sistema de apoyo. Sin embargo, las obligaciones como empleador no se transfieren. La empresa también es responsable de elaborar el plan de apoyo. Compruebe si la entidad contratada puede prestar el apoyo en la práctica, así como la ubicación del lugar de trabajo y de residencia y los idiomas disponibles.
Si se encomienda solo una parte, el alcance de la encomienda debe indicarse claramente en el plan de apoyo y la propia empresa debe cumplir los requisitos relativos al sistema de apoyo. No se pueden encomendar por separado únicamente las entrevistas periódicas y la notificación a las autoridades administrativas. Además, está prohibido que la organización de apoyo registrada vuelva a encomendar la ejecución del apoyo que le fue confiado. Esto no impide recurrir a auxiliares necesarios, como intérpretes.
Documentación de referencia:[3]
Qué especificar en el plan de apoyo y en el contrato
El apoyo obligatorio incluye orientación previa, traslados al entrar o salir del país, ayuda con la vivienda y los contratos de servicios básicos, orientación sobre la vida cotidiana, acompañamiento para trámites públicos, información sobre el aprendizaje del japonés, atención de consultas y quejas, intercambio con la comunidad local, apoyo para buscar otro empleo si se pierde el trabajo por motivos atribuibles a la parte receptora y entrevistas periódicas y notificaciones. Determine quién se encargará de cada apoyo y cómo se llevará a cabo, y prepare el plan teniendo también en cuenta las medidas de convivencia de los municipios donde se encuentran el centro de trabajo y la residencia.
El plan de apoyo debe prepararse también en un idioma que la persona pueda comprender suficientemente. Explíqueselo, entréguele una copia y obtenga su firma como constancia de que lo ha entendido. Al celebrar el contrato, indique claramente el importe y el desglose de los gastos de apoyo. Los gastos del apoyo obligatorio no pueden hacerse recaer sobre la persona, directa ni indirectamente, incluso mediante deducciones salariales. Los honorarios por la prestación de apoyo y las tasas públicas de solicitud de registro son gastos distintos.
Documentación de referencia:[3]
Renovación del registro y notificaciones tras iniciar el apoyo
El registro tiene una validez de cinco años. La solicitud de renovación debe presentarse desde el primer día del mes que corresponde a seis meses antes de la fecha de vencimiento hasta el último día del mes que corresponde a cuatro meses antes de esa fecha. Aunque la solicitud esté en trámite, si no se renueva el registro antes de su vencimiento, no se pueden prestar servicios de apoyo como organización de apoyo registrada. El formulario general para la solicitud de nuevo registro es distinto del utilizado para la renovación.
A partir de abril de 2026, la empresa receptora deberá presentar la notificación periódica correspondiente al período del 1 de abril al 31 de marzo del año siguiente antes del 31 de mayo de ese año. Incluso si se encomienda todo el apoyo, la organización de apoyo registrada proporciona a la empresa la documentación sobre el estado de la prestación del apoyo y la empresa la recopila. Aunque la notificación periódica se presente una vez al año, las entrevistas periódicas deben realizarse al menos una vez cada tres meses. Las notificaciones puntuales derivadas de cambios en la entidad contratada o en el plan, así como de cambios en los datos registrados de la organización de apoyo, deben gestionarse por separado.
Revise los documentos necesarios y dónde obtenerlos
Los documentos publicados son ejemplos representativos. Los documentos necesarios varían según el tipo de solicitud —certificado de elegibilidad, cambio o renovación, entre otros—, el estatus de residencia actual, la organización a la que pertenece, la nacionalidad y las relaciones familiares. En casos individuales pueden solicitarse documentos adicionales.
Principales documentos que debe preparar la organización que solicita el registro o su renovación
Solicitud de registro (renovación) de organización de apoyo registrada y formulario de pago de tasas
- Uso
- Para solicitar el registro de los datos y pagar las tasas públicas.
- Entidad emisora o autor
- El solicitante cumplimenta el formulario de la Agencia de Servicios de Inmigración y prepara los sellos fiscales.
- Puntos que debe comprobar
- En el momento de la solicitud se pagan 28.400 yenes por un nuevo registro y 11.100 yenes por una renovación. No se incluyen los honorarios por la prestación de apoyo ni los honorarios profesionales.
Certificado de información registral y copia de los estatutos, entre otros documentos
- Uso
- Para comprobar la existencia y la estructura de la persona jurídica.
- Entidad emisora o autor
- El certificado de información registral se obtiene en la Oficina de Asuntos Jurídicos; los estatutos y otros documentos se preparan a partir de los archivos que conserva la persona jurídica.
- Puntos que debe comprobar
- Se utilizan para el registro o la renovación de una persona jurídica. Los empresarios individuales deben preparar otros documentos, como un certificado de residencia.
Certificado de residencia de los administradores o del empresario individual y documentos sobre la ubicación de la oficina
- Uso
- Para comprobar los datos personales y la ubicación de la organización solicitante.
- Entidad emisora o autor
- El certificado de residencia se obtiene en el municipio. El contrato de alquiler de la oficina y otros documentos similares son documentos que conserva el solicitante.
- Puntos que debe comprobar
- La «copia» del certificado de residencia es un documento expedido por el municipio. Compruebe que los datos consignados coincidan con la lista de verificación. En algunos casos, una declaración de compromiso puede sustituir la documentación de los administradores que no participan directamente en las tareas de apoyo. Si la dirección de la oficina de un empresario individual difiere de la indicada en su certificado de residencia, se necesitan documentos que acrediten la ubicación.
Principales documentos para acreditar el sistema de apoyo
Resumen de la organización de apoyo registrada y declaración de compromiso de la organización de apoyo registrada
- Uso
- Para explicar la organización, el sistema de apoyo y el compromiso de cumplir los requisitos.
- Entidad emisora o autor
- La organización solicitante cumplimenta los modelos de referencia de la Agencia de Servicios de Inmigración.
- Puntos que debe comprobar
- Para el resumen, se utiliza el formulario de registro en las nuevas solicitudes y el formulario de renovación en las renovaciones. No reutilice sin cambios documentos anteriores: refleje el sistema vigente.
Currículum, aceptación del cargo y declaración de compromiso del responsable y de los encargados del apoyo
- Uso
- Para comprobar la experiencia y la voluntad de asumir el cargo de las personas responsables, así como el cumplimiento de los requisitos.
- Entidad emisora o autor
- Cada responsable cumplimenta los modelos de referencia de la Agencia de Servicios de Inmigración.
- Puntos que debe comprobar
- Se utilizan para el registro y la renovación. Si se pretende acreditar la experiencia en tareas de consulta como requisito de experiencia, considere aportar también documentos que acrediten el período de experiencia, además del currículum.
Documentos que acrediten experiencia en recepción de personas y atención de consultas sobre la vida cotidiana
- Uso
- Para acreditar que se cumple el requisito de experiencia elegido.
- Entidad emisora o autor
- Registros anteriores de recepción de personas, contratos de atención de consultas, documentos que acrediten el cobro de honorarios, certificados de entidades para las que se haya trabajado, entre otros.
- Puntos que debe comprobar
- Prepare, según el requisito aplicable, listas de residentes de mediano o largo plazo que haya recibido, de personas a las que haya prestado servicios de consulta sobre la vida cotidiana y otras similares. En las renovaciones, existen casos en los que se permite omitir la lista de personas recibidas, por ejemplo, si se cuenta con experiencia prestando apoyo como organización de apoyo registrada.
Principales documentos que deben preparar la empresa receptora y la entidad contratada
Plan de apoyo para trabajadores extranjeros con el estatus de residencia de Trabajador Cualificado Específico (i)
- Uso
- Para especificar claramente el contenido del apoyo, las personas responsables y el alcance de la encomienda para cada extranjero.
- Entidad emisora o autor
- La empresa receptora lo prepara utilizando el formulario de la Agencia de Servicios de Inmigración y se lo explica a la persona.
- Puntos que debe comprobar
- Debe prepararse para las solicitudes de reconocimiento o de modificación. Para determinar si debe presentarse u omitirse en una renovación, consulte la lista de verificación de la solicitud de residencia de la persona y distíngalo de la notificación por cambios en el plan.
Contrato de encargo de apoyo y documentos explicativos de los gastos
- Uso
- Para acordar el alcance del apoyo, el método de ejecución y el importe y desglose de los gastos.
- Entidad emisora o autor
- Los preparan la empresa receptora y la organización de apoyo registrada.
- Puntos que debe comprobar
- Para la solicitud de registro, prepare un documento que explique los gastos previstos de la organización solicitante. En las solicitudes de reconocimiento, modificación o renovación de la residencia de la persona, compruebe por separado si deben presentarse documentos explicativos del contrato de encargo, entre otros.
Documentos para la notificación periódica, incluidos los relativos al estado de ejecución del apoyo y los espacios para firmas
- Uso
- Para reflejar en la notificación periódica de la empresa el apoyo que realmente se prestó.
- Entidad emisora o autor
- La organización de apoyo registrada los prepara y los entrega a la empresa receptora.
- Puntos que debe comprobar
- Se utilizan cuando se ha encargado la totalidad del apoyo. La necesidad de incluir espacios para firmas depende, entre otros factores, del método de presentación. Conserve también los registros de consultas y entrevistas para poder comprobar la ejecución del apoyo.
Proceso de consulta y preparación de la solicitud
- 1
Definir los métodos de apoyo y las personas responsables
Compare la encomienda total, la encomienda parcial y el apoyo prestado por la propia empresa, y organice la información sobre los lugares de prestación, los idiomas disponibles, los contactos en caso de emergencia y las obligaciones que siguen correspondiendo a la empresa.
Documentación de referencia:[3]
- 2
Preparar la documentación para el registro o la renovación
Preparamos una lista de comprobación que se ajusta a la modalidad y a los requisitos de trayectoria de la entidad solicitante. Tenga en cuenta también que los documentos que deben presentarse en original han de haberse emitido o preparado dentro de los tres meses anteriores.
- 3
Alinear el contrato con el plan de apoyo de la persona
La empresa y el proveedor contratado acuerdan el alcance y los costos, y explican el contenido a la persona en un idioma que pueda entender. La orientación previa debe realizarse antes de solicitar la certificación o el cambio.
Documentación de referencia:[3]
- 4
Gestionar de forma continua los registros de apoyo y los plazos
Registrar las entrevistas, consultas y demás actividades; y gestionar por separado los plazos para proporcionar documentación a la empresa, presentar notificaciones cuando corresponda y renovar el registro cada cinco años.
Precauciones que conviene tener en cuenta antes de solicitar
- Los documentos indicados son ejemplos de preparación principales, no una lista completa de requisitos aplicable a todos los casos. La lista de comprobación para el registro y su renovación es distinta de la lista para la solicitud de residencia de la persona. También pueden solicitarse documentos adicionales.
- No se garantiza la inscripción ni la autorización de residencia. Consulte durante la reunión si podemos aceptar el encargo de apoyo concreto, en qué idiomas atendemos y cómo se delimita este servicio respecto de la intermediación laboral y del alcance del encargo.
Esta página ofrece información general sobre el sistema y no garantiza una decisión favorable en casos individuales ni la concesión de permisos o autorizaciones. Los documentos necesarios y los requisitos varían según las circunstancias de cada caso. Al presentar una solicitud, consulte la información oficial más reciente y, para determinar el procedimiento adecuado a su situación, consulte a un profesional de servicios administrativos.
Preguntas frecuentes
Si externalizo el apoyo, ¿la empresa ya no tiene que hacer nada?
No. La empresa sigue teniendo que preparar el plan de apoyo, cumplir sus obligaciones como empleador y presentar sus propias notificaciones. Para las notificaciones periódicas, la empresa también debe recopilar la información sobre el apoyo prestado por el proveedor contratado y presentarla.
¿El registro también permite hacer intermediación laboral?
El registro como Organización de Apoyo Registrada y la licencia o notificación para ejercer actividades de intermediación laboral son trámites distintos. Si se prestan servicios de intermediación para apoyar cambios de empleo, deben comprobarse las autorizaciones y demás requisitos necesarios.
Documentación de referencia:[3]
¿Puedo seguir prestando apoyo después del vencimiento si ya presenté la solicitud de renovación?
La mera presentación de la solicitud no permite seguir prestando apoyo. Es necesario obtener la renovación dentro del período de validez. Para evitar interrupciones del apoyo por vencimiento, compruebe también con la empresa que exista un sistema alternativo de apoyo.
Fuentes oficiales de referencia: inmigración y oficinas de asuntos jurídicos
Consulte los formularios de solicitud y la lista más reciente de documentos que deben presentarse en las siguientes páginas oficiales. Los materiales oficiales se muestran en japonés y en los demás idiomas ofrecidos por cada organismo.
- [1] Agencia de Servicios de Inmigración de Japón: solicitud de registro como Organización de Apoyo Registrada (incluye la lista de documentos que deben presentarse y una lista de comprobación)
- [2] Agencia de Servicios de Inmigración de Japón: solicitud de renovación del registro como Organización de Apoyo Registrada (incluye una lista de comprobación para la renovación)
- [3] Agencia de Servicios de Inmigración de Japón: Directrices operativas para el apoyo a extranjeros con la categoría de Trabajador Calificado Especificado n.º 1
- [4] Agencia de Servicios de Inmigración de Japón: notificaciones de las entidades receptoras de Trabajadores Calificados Especificados y las Organizaciones de Apoyo Registradas