Contratación de extranjeros: tarjeta, permiso laboral y avisos
Explicamos qué comprobar en la tarjeta de residencia, el permiso para realizar actividades distintas de las autorizadas y el documento de designación, así como la correspondencia entre las funciones y el estatus de residencia. También resumimos las solicitudes relacionadas con el empleo de estudiantes internacionales, la documentación que debe preparar la empresa, cómo establecer las condiciones laborales y las diferencias y plazos de las notificaciones a inmigración y a Hello Work.
Revise ambas caras de la tarjeta de residencia y el documento de designación
Antes de contratar, solicite que le muestren la tarjeta de residencia original y compruebe la identidad de la persona, su fotografía, el estatus de residencia, la fecha de vencimiento del período de residencia y si existen restricciones laborales. No pase por alto el apartado del reverso sobre la autorización para realizar actividades distintas de las permitidas por el estatus de residencia. El nombre «Actividades designadas» no basta para determinar si la persona puede trabajar: es necesario comprobar las actividades indicadas en el documento de designación adjunto al pasaporte. Si el estatus designa un lugar de trabajo, compruebe también que el empleador previsto coincida con lo indicado en ese documento. Si tiene dudas sobre la autenticidad de la tarjeta, puede cotejar sus datos impresos con la información leída mediante la aplicación de la Agencia de Servicios de Inmigración para leer tarjetas de residencia y otros documentos.
[1][2]Compare el estatus de residencia con las tareas que realizará realmente
«Ingeniero/Especialista en Humanidades/Servicios Internacionales» es un estatus de residencia para actividades que requieren conocimientos o técnicas especializados, o que se basan en una cultura extranjera. No se limite a la denominación del puesto, como «intérprete» o «ingeniero»: compruebe la relación entre las tareas reales y la formación académica o experiencia laboral de la persona. Las funciones principales no pueden consistir en atención al cliente general, limpieza o trabajo en una línea de producción, entre otras. Incluso si estas tareas se realizan temporalmente durante la formación, es necesario comprobar su contenido y duración. En cambio, «residente permanente», «residente de larga duración», «cónyuge o hijo de japonés» y «cónyuge de residente permanente» no tienen restricciones ocupacionales conforme a la Ley de Control de Inmigración.
[2]Controle la autorización y las horas de trabajo de los estudiantes extranjeros
Los estatus «Estudiante» y «Estancia familiar» no autorizan por sí solos a trabajar a tiempo parcial. Compruebe que exista una autorización para realizar actividades distintas de las permitidas por el estatus de residencia y, si es una autorización general, limite las horas a 28 por semana, como regla general. Verifique el total de horas de la persona, incluidas las que trabaja para otros empleadores. Los estudiantes pueden trabajar hasta 8 horas al día únicamente durante los períodos de vacaciones prolongadas establecidos por su institución educativa. No se permiten, entre otras, actividades en establecimientos donde se ejerzan negocios de entretenimiento para adultos. Una vez que la persona se gradúe, deje de estar matriculada y termine sus actividades como estudiante, no podrá seguir trabajando a tiempo parcial con la autorización anterior, aunque la tarjeta aún no haya vencido.
[2][3]Contratar estudiantes extranjeros: solicitud e incorporación
Para contratar a un estudiante extranjero para un empleo, es necesario obtener la autorización para cambiar su estatus de residencia a uno adecuado para las funciones asignadas. Primero defina el puesto y las condiciones laborales, y luego reúna la documentación académica de la persona y la de la empresa para presentar la solicitud. En ciertos casos se acepta una solicitud con un certificado de graduación prevista; después de la graduación se debe presentar el certificado de graduación. Como regla general, la solicitud la presenta la propia persona, en la oficina de inmigración competente por su domicilio o mediante solicitud en línea si se cumplen las condiciones de uso. El mero hecho de que la solicitud esté en trámite no autoriza a empezar las nuevas funciones. Inicie el trabajo solo después de confirmar que se ha autorizado el cambio y, tras la incorporación, realice las notificaciones correspondientes.
[2][6]Aclare las condiciones laborales; no trabaje sin autorización
La legislación laboral japonesa se aplica a las personas extranjeras del mismo modo que a las japonesas. Especifique claramente las funciones, el lugar de trabajo, el salario y la jornada en una notificación de condiciones laborales o en un contrato de trabajo, y explíquelos de una forma que la persona pueda comprender. En el caso del estatus «Ingeniero/Especialista en Humanidades/Servicios Internacionales», la remuneración debe ser igual o superior a la que recibiría una persona japonesa que realizara las mismas funciones. También cabe considerar un contrato condicional cuya eficacia quede supeditada a la obtención del estatus de residencia que autoriza a trabajar. Aunque se tenga una fecha de incorporación deseada, es importante no permitir que la persona realice las funciones previstas antes de obtener la autorización. La revisión puede demorarse si faltan documentos o se solicitan comprobaciones adicionales; no se garantizan la autorización ni la fecha de finalización del trámite.
[1][2][6]El trabajador y la empresa presentan notificaciones distintas
Las personas con residencia de mediana o larga duración y estatus comprendidos entre los aplicables —como «Ingeniero/Especialista en Humanidades/Servicios Internacionales», «Cuidados», «Técnico» o «Trabajador cualificado específico»— deben notificar por sí mismas a inmigración, por regla general dentro de los 14 días, su renuncia, la celebración de un nuevo contrato o los cambios en el nombre o la ubicación del empleador contractual, entre otros. La notificación de la empresa a Hello Work no la sustituye. Por separado, las instituciones que reciben a personas con determinados estatus, como «Ingeniero/Especialista en Humanidades/Servicios Internacionales», tienen la obligación de esforzarse por notificar a inmigración el inicio o el fin de la recepción dentro de los 14 días. Sin embargo, quedan excluidas las instituciones obligadas a presentar la notificación sobre la situación laboral de las personas extranjeras. Las notificaciones de las empresas para trabajadores cualificados específicos deben comprobarse conforme a un sistema distinto.
[1][4][5]Notificación de empleo de extranjeros: sujetos, plazos y presentación
Las empresas deben notificar a Hello Work la contratación y la baja de personas extranjeras. Quienes tienen los estatus «Diplomático» o «Oficial», así como los residentes permanentes especiales, quedan excluidos; los residentes permanentes y los estudiantes extranjeros que trabajan a tiempo parcial sí están incluidos. Para las personas aseguradas por el seguro de empleo, se presenta el formulario de alta o de baja: el plazo para comunicar la contratación es hasta el día 10 del mes siguiente, y para comunicar la baja, dentro de los 10 días contados desde el día siguiente. Si la persona no está asegurada, se utiliza el formulario n.º 3 de notificación sobre la situación laboral de extranjeros; en ambos casos, la presentación debe hacerse antes de que termine el mes siguiente. La presentación electrónica se realiza mediante e-Gov para las personas aseguradas y mediante el sistema de notificación sobre la situación laboral de extranjeros para las demás.
[1]Documentos y materiales de consulta que debe preparar
Los siguientes son ejemplos de materiales que puede preparar. Los documentos necesarios varían según el estatus de residencia y el contenido de la solicitud. Consúltelos en la lista oficial de documentos que deben presentarse correspondiente a su caso.
Documentación personal sobre residencia, estudios y experiencia laboral
Al verificar una contratación, compruebe el anverso y el reverso de la tarjeta de residencia y el pasaporte; cuando corresponda, compruebe también el documento de designación y la autorización para realizar actividades distintas de las permitidas por el estatus de residencia. Para una solicitud del estatus «Ingeniero/Especialista en Humanidades/Servicios Internacionales», prepare, según el contenido de la solicitud, el certificado de graduación, el certificado de graduación prevista, documentos que acrediten títulos como «senmonshi» u otras certificaciones, y pruebas de la experiencia laboral. Organice por separado los documentos para verificar la contratación y los que se presentarán o aportarán con la solicitud.
[2][3][6]Notificación de condiciones laborales, contrato de trabajo y descripción de las funciones
Prepare documentos que indiquen las funciones asignadas, el lugar de trabajo, la duración prevista del empleo y la remuneración, entre otros datos. Para explicar la pertinencia del estatus «Ingeniero/Especialista en Humanidades/Servicios Internacionales», conviene también organizar la información sobre las tareas cotidianas y su relación con la formación académica o la experiencia. La carta que justifica la contratación no es un documento legalmente obligatorio en todos los casos, pero, si resulta necesaria para la revisión, pueden solicitarse documentos adicionales, como una descripción concreta de las funciones.
[2]Certificado de registro de la empresa, descripción de la actividad y documentos financieros
Para el estatus «Ingeniero/Especialista en Humanidades/Servicios Internacionales», prepare los documentos según la categoría de la institución receptora, como el certificado de registro de la empresa, material informativo que describa detalladamente su actividad y los documentos financieros del último ejercicio. Si se trata de un nuevo negocio, prepare un plan empresarial. No todas las empresas están obligadas a presentar estos documentos en todos los casos; verifique la categoría y las normas aplicables que permiten omitir documentación antes de reunirlos.
[2]Documentación fiscal y otros documentos que acrediten la categoría de la empresa
Compruebe qué documentos acreditan la categoría de la institución receptora, como el resumen de los informes legales presentados, incluidos los certificados de retenciones fiscales sobre ingresos salariales del año anterior. Si no puede presentar dicho resumen, se requieren documentos alternativos según el motivo. Para ciertos cambios del estatus de estudiante extranjero graduado de una universidad u otra institución nacional al de «Ingeniero/Especialista en Humanidades/Servicios Internacionales», existe un procedimiento que permite omitir documentos adjuntando una explicación en el formato establecido; consulte la lista más reciente de documentos requeridos.
[2]Documentación añadida en 2026 y documentación para el trabajo bajo régimen de cesión
Para las solicitudes del estatus «Ingeniero/Especialista en Humanidades/Servicios Internacionales» presentadas a partir del 15 de abril de 2026, se añade, para las categorías 3 y 4, una declaración relativa al representante de la institución receptora. En trabajos de atención interpersonal que requieran principalmente el uso de una lengua, también debe comprobarse un documento que acredite un nivel equivalente a CEFR B2 en la lengua utilizada en el trabajo. En los casos de trabajo bajo régimen de cesión, deben reunirse por separado documentos como los compromisos escritos de la empresa cedente y de la empresa receptora, así como documentos que indiquen las actividades en el destino de la cesión y la duración del contrato.
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Preguntas frecuentes
¿También es necesario presentar la notificación de contratación de trabajadores extranjeros al contratar a una persona con residencia permanente?
Sí, es necesario. El estatus de residencia «residente permanente» no tiene restricciones por tipo de empleo, pero está sujeto a la notificación de contratación de trabajadores extranjeros. El tratamiento es distinto del de los «residentes permanentes especiales». Presente la notificación al contratar y al finalizar la relación laboral, siguiendo el procedimiento correspondiente según si la persona está o no afiliada al seguro de empleo.
[1][2]¿Se puede contratar a una persona que cambia de empleo y tiene el estatus de residencia de «Ingeniero/Especialista en Humanidades/Servicios Internacionales» con solo presentar una notificación?
Primero hay que confirmar si las nuevas funciones corresponden al estatus de residencia actual. Si la persona sigue trabajando dentro del ámbito de ese mismo estatus, normalmente no es necesario cambiarlo; basta con que la persona presente la notificación relativa a su institución contractual y la empresa presente la notificación de contratación de trabajadores extranjeros. La notificación no es un procedimiento que conceda autorización para trabajar. Si resulta difícil determinarlo, una opción es que la persona solicite un certificado de autorización para trabajar y lo confirme.
[1][2][4]¿Se puede emplear a tiempo parcial a un estudiante internacional que, tras graduarse, está esperando la resolución de una solicitud de cambio de estatus?
Si la persona se gradúa, deja de estar matriculada y termina sus actividades como estudiante internacional, no puede trabajar a tiempo parcial con el permiso para realizar actividades distintas a las autorizadas que tenía como estudiante. El hecho de que aún no haya vencido el período de estancia o de que haya una solicitud de cambio en trámite no constituye, por sí solo, una base para trabajar. Incluso si ha cambiado a otro estatus, como «Actividades designadas», vuelva a comprobar el contenido del documento de designación y del permiso para realizar actividades distintas a las autorizadas.
[2][3]¿Puede un representante de la empresa presentar en nombre del estudiante internacional una solicitud de cambio de estatus?
El hecho de ser representante de la empresa no basta para presentar la solicitud en nombre de la persona. Por regla general, la solicitud debe presentarla la propia persona. Para que un empleado de la empresa pueda tramitarla en su nombre, se deben cumplir requisitos como haber obtenido la autorización del director de la Oficina Regional de Servicios de Inmigración y recibir el encargo de la persona. También se requiere una solicitud previa para usar el sistema, entre otros trámites, cuando la empresa presenta la solicitud en línea. Conviene preparar en paralelo la documentación de la empresa y confirmar quién está habilitado para presentar la solicitud.
[2][6]Despacho responsable y persona encargada de las consultas
Oficina de Gestoría Administrativa Imai
Persona encargada de consultas sobre solicitudes de estatus de residencia:今井善実 Profesional de gestión administrativa y legal
Consulte la información del despacho para conocer las funciones de la persona responsable y el alcance de las consultas. Los artículos no implican que se acepte un encargo individual ni garantizan la concesión del permiso.