Dành cho những người
- Người muốn nhập cảnh hoặc cư trú tại Nhật Bản với tư cách người Nhật gốc thế hệ thứ ba
- Người muốn đưa sang Nhật con ruột chưa thành niên, chưa kết hôn đang được cha/mẹ đủ điều kiện chu cấp
- Người đang cân nhắc cư trú sau khi ly hôn hoặc vợ/chồng là công dân Nhật Bản, v.v. qua đời
- Người muốn gia hạn thời hạn cư trú hiện tại theo tư cách cư trú dài hạn
Đầu mối nộp đơn và tư vấn chính:Nơi tiếp nhận hồ sơ là cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương. Hồ sơ xin thay đổi hoặc gia hạn trong nước được nộp tại cơ quan phụ trách địa chỉ cư trú. Khi bảo lãnh người từ nước ngoài sang, cần chuẩn bị riêng thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú và hồ sơ xin visa tại cơ quan đại diện Nhật Bản ở nước ngoài.
Đối tượng và sự khác nhau với thường trú nhân
Cư trú dài hạn là tư cách do Bộ trưởng Tư pháp cho phép cư trú trong một thời hạn nhất định, có xét đến những lý do đặc biệt. Các trường hợp được nêu trong ví dụ chính thức gồm người tị nạn định cư tại nước thứ ba, người Nhật gốc thế hệ thứ ba và người Nhật lưu lạc tại Trung Quốc, v.v. Không thể được cấp tư cách này chỉ vì mong muốn sống lâu dài tại Nhật Bản.
Thời hạn cư trú là 5 năm, 3 năm, 1 năm, 6 tháng hoặc thời hạn riêng được chỉ định không quá 5 năm. Khác với thường trú nhân, muốn ở lại quá thời hạn được phép thì cần làm thủ tục gia hạn hoặc thủ tục liên quan. Không có gì đảm bảo thời hạn mong muốn sẽ được chấp thuận.
Phân biệt khi xem xét hồ sơ của người Nhật gốc và trẻ em
Khi xin theo diện người Nhật gốc thế hệ thứ ba, cần chứng minh mối quan hệ gia đình từ ông bà là người Nhật đến người xin bằng giấy tờ hộ tịch và giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn của nước ngoài. Kiểm tra trước sự khác biệt trong cách ghi tên và việc có khai báo hộ tịch hay không sẽ giúp xác định cần xin tài liệu từ cơ quan ở quốc gia nào.
Khi xin cho con ruột chưa thành niên, chưa kết hôn, ngoài quan hệ cha mẹ-con, cần xác minh tư cách lưu trú của người chu cấp đang ở Nhật Bản và khả năng bảo đảm sinh hoạt. Theo mục số 6 của thông báo, “chưa thành niên” là dưới 18 tuổi. Khi đưa trẻ sang Nhật, ngoài việc thu thập giấy tờ, hãy chú ý đến độ tuổi của trẻ tại thời điểm nhập cảnh. Hướng dẫn về con nuôi dưới 6 tuổi thuộc diện riêng, không phải diện con ruột.
Giải trình hoàn cảnh cụ thể sau khi ly hôn hoặc vợ/chồng qua đời
Nếu người từng là vợ/chồng của công dân Nhật Bản, v.v. ly hôn hoặc người kia qua đời, việc chuyển sang tư cách cư trú dài hạn không được tự động chấp thuận. Tuyển tập ví dụ chính thức giải thích rằng quyết định được đưa ra trên cơ sở xem xét tổng thể tình hình cư trú tại Nhật Bản, hoạt động dự định trong tương lai, nhu cầu tiếp tục cư trú và các yếu tố khác.
Có những trường hợp được chấp thuận trong đó việc chăm sóc, nuôi dưỡng con là công dân Nhật Bản và tình hình bảo đảm sinh kế được xem xét; tuy nhiên, chỉ có con không đồng nghĩa hồ sơ sẽ được chấp thuận. Tuyển tập này ghi lại các trường hợp trước đây, được sửa đổi vào tháng 3 năm 2017. Không nên áp dụng số năm hôn nhân hoặc mức thu nhập thành điều kiện chung hiện nay; hãy dùng tài liệu để giải trình hoàn cảnh của mình.
Tài liệu căn cứ:[4]
Giấy tờ cần chuẩn bị khác nhau tùy theo xin cấp, thay đổi hay gia hạn
Nếu nhập cảnh mới từ nước ngoài, cần nộp đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú; nếu chuyển từ tư cách khác khi đang ở Nhật Bản, cần nộp đơn xin thay đổi; nếu tiếp tục cư trú với cùng mối quan hệ nhân thân, cần nộp đơn xin gia hạn. Hãy dùng đúng mẫu đơn và kiểm tra hướng dẫn giấy tờ cần nộp tương ứng với từng thủ tục.
Hướng dẫn chuẩn bị dưới đây chủ yếu tập trung vào tài liệu chính dành cho người Nhật gốc thế hệ thứ ba và con ruột được người có tư cách thường trú, cư trú dài hạn hoặc thường trú đặc biệt chu cấp. Đây không phải danh sách đầy đủ các giấy tờ bắt buộc áp dụng chung cho mọi trường hợp cư trú dài hạn. Nếu người chu cấp có tư cách “Vợ/chồng của công dân Nhật Bản, v.v.” hoặc xin thay đổi do ly hôn hay vợ/chồng qua đời, không nên áp dụng nguyên danh sách này mà cần xác minh riêng.
Kiểm tra giấy tờ cần thiết và nơi xin cấp
Các giấy tờ được giới thiệu chỉ là những ví dụ tiêu biểu. Tài liệu cần thiết sẽ khác nhau tùy theo loại đơn (chứng nhận, thay đổi, gia hạn, v.v.), tư cách lưu trú hiện tại, cơ quan/tổ chức tiếp nhận, quốc tịch và quan hệ gia đình. Tùy từng trường hợp, có thể được yêu cầu nộp thêm tài liệu.
Đơn và giấy tờ xác minh danh tính do người xin chuẩn bị
Đơn theo loại thủ tục và ảnh
- Mục đích
- Thể hiện thông tin của người xin và thủ tục cư trú mong muốn.
- Nơi xin cấp / người lập
- Mẫu trên trang web chính thức của Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú hoặc tiệm chụp ảnh, v.v.
- Điểm cần kiểm tra
- Đơn xin cấp, thay đổi và gia hạn là các mẫu khác nhau. Kiểm tra quy cách ảnh và trường hợp ngoại lệ theo loại hồ sơ; không áp dụng lại tiêu chuẩn độ tuổi trước đây.
Hộ chiếu, thẻ cư trú và phong bì hồi đáp cho hồ sơ xin cấp
- Mục đích
- Dùng để xác minh người xin và tình trạng cư trú hiện tại, cũng như gửi Giấy chứng nhận tư cách lưu trú.
- Nơi xin cấp / người lập
- Hộ chiếu và thẻ cư trú do người xin giữ; bưu điện, v.v.
- Điểm cần kiểm tra
- Khi làm thủ tục thay đổi hoặc gia hạn tại quầy, hãy xuất trình hộ chiếu và thẻ cư trú. Với hồ sơ xin cấp, nếu nhận kết quả qua đường bưu điện thì chuẩn bị phong bì, v.v.; đồng thời cân nhắc nộp bản sao hộ chiếu để xác minh họ tên.
Phiếu lý lịch tư pháp và tài liệu chứng minh người xin hoặc tổ tiên có thật
- Mục đích
- Dùng để xác minh nhân thân của người gốc Nhật, danh tính của người xin, v.v.
- Nơi xin cấp / người lập
- Cơ quan cấp phiếu lý lịch tư pháp tại nước sở tại; giấy tờ chính thức do người xin hoặc gia đình lưu giữ.
- Điểm cần kiểm tra
- Các giấy tờ này được nêu trong hướng dẫn xin cấp hoặc thay đổi đối với người Nhật gốc thế hệ thứ ba. Với con ruột được chu cấp, có tài liệu chỉ áp dụng cho người gốc Nhật được người có tư cách cư trú dài hạn chu cấp; phiếu lý lịch tư pháp khi gia hạn chỉ áp dụng với người chưa từng nộp.
Tài liệu chứng minh quan hệ gia đình và lý do cư trú
Bản sao trích lục đầy đủ sổ hộ tịch hoặc sổ hộ tịch đã xóa; giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn hoặc xác nhận quan hệ cha con
- Mục đích
- Dùng hồ sơ chính thức để chứng minh gia phả của người gốc Nhật hoặc quan hệ cha mẹ-con.
- Nơi xin cấp / người lập
- Chính quyền đô thị, quận, thị trấn hoặc làng tại Nhật Bản; cơ quan phụ trách hộ tịch hoặc đăng ký nhân thân tại nước sở tại.
- Điểm cần kiểm tra
- Với người Nhật gốc thế hệ thứ ba, kiểm tra giấy tờ hộ tịch của ông bà và giấy tờ nước ngoài của cha mẹ, người xin. Giấy chứng nhận đã tiếp nhận khai báo tại Nhật Bản chỉ cần nếu đã khai báo; giấy chứng nhận xác nhận quan hệ cha con chỉ cần nếu thuộc trường hợp tương ứng. Khi gia hạn cho con ruột được chu cấp, không phải lúc nào cũng cần nộp lại toàn bộ giấy tờ của lần xin đầu tiên.
Thư giải trình lý do chu cấp; tài liệu giải trình hoàn cảnh sau ly hôn hoặc vợ/chồng qua đời
- Mục đích
- Giải trình nhu cầu được chu cấp hoặc hoàn cảnh cần tiếp tục sinh sống tại Nhật Bản.
- Nơi xin cấp / người lập
- Do người xin và người chu cấp soạn; thu thập hồ sơ liên quan chứng minh sự việc từ các cơ quan hữu quan, v.v.
- Điểm cần kiểm tra
- Lý do bảo lãnh được nêu trong hướng dẫn về công nhận tư cách lưu trú hoặc thay đổi tư cách lưu trú cho con ruột. Khi thay đổi do ly hôn hoặc lý do khác, cần trình bày rõ tình hình nuôi dưỡng thực tế và hoàn cảnh sinh sống. Không coi tài liệu giải trình hoàn cảnh là một mẫu quy định chung cho mọi trường hợp.
Tài liệu chứng minh năng lực tiếng Nhật hoặc quá trình học tập tại Nhật Bản
- Mục đích
- Dùng để xác nhận trong trường hợp người Nhật gốc thế hệ thứ ba mong muốn thời hạn lưu trú 5 năm.
- Nơi xin cấp / người lập
- Cơ sở giáo dục tiếng Nhật, đơn vị tổ chức kỳ thi và trường học thuộc diện áp dụng.
- Điểm cần kiểm tra
- Không áp dụng với người chưa thành niên. Hướng dẫn chính thức nêu các lựa chọn như quá trình học tập nhất định hoặc đỗ N2. Điều này không có nghĩa là tất cả người có tư cách lưu trú “Định trú” đều phải đỗ kỳ thi tiếng Nhật.
Tài liệu căn cứ:[2]
Tài liệu về sinh hoạt và bảo trợ cần chuẩn bị tại Nhật Bản
Phiếu cư trú ghi thông tin của tất cả thành viên trong hộ gia đình
- Mục đích
- Xác nhận địa chỉ tại Nhật Bản và thành phần hộ gia đình.
- Nơi xin cấp / người lập
- Thành phố, quận, thị trấn hoặc làng nơi đăng ký cư trú.
- Điểm cần kiểm tra
- Khi xin công nhận tư cách lưu trú cho người Nhật gốc thế hệ thứ ba, chuẩn bị phiếu cư trú của người sống cùng tại Nhật Bản; khi xin công nhận cho con ruột, chuẩn bị phiếu cư trú của người bảo trợ. Đối với hồ sơ thay đổi tư cách lưu trú và gia hạn cho con ruột, chuẩn bị phiếu cư trú của đương đơn. Lược bỏ mã số cá nhân (My Number).
Giấy chứng nhận thuế cư trú (chịu thuế hoặc không chịu thuế) và giấy chứng nhận nộp thuế
- Mục đích
- Chứng minh thu nhập và tình hình nộp thuế của người chi trả chi phí sinh hoạt.
- Nơi xin cấp / người lập
- Thành phố, quận, thị trấn hoặc làng nơi đương sự cư trú vào ngày 1 tháng 1 của năm tương ứng.
- Điểm cần kiểm tra
- Đối với các loại hồ sơ được hướng dẫn, cần kiểm tra tài liệu của năm gần nhất về thu nhập và thuế của người chi trả chi phí hoặc người bảo trợ. Trong một số trường hợp, chỉ cần một trong hai loại tài liệu nếu tài liệu đó ghi cả thu nhập và tình hình nộp thuế. Nếu không thể cấp tài liệu, hãy xác nhận với Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
Tài liệu xác nhận đang làm việc hoặc dự kiến tuyển dụng, bản sao tờ khai thuế, tài liệu về tiền gửi tiết kiệm
- Mục đích
- Trình bày cụ thể công việc và triển vọng chi trả chi phí sinh hoạt.
- Nơi xin cấp / người lập
- Nơi làm việc hoặc công ty dự kiến tuyển dụng, đương đơn hoặc người bảo trợ, tổ chức tài chính.
- Điểm cần kiểm tra
- Nếu người Nhật gốc thế hệ thứ ba tự chứng minh khả năng chi trả chi phí, cần kiểm tra số dư tài khoản hoặc tài liệu tuyển dụng. Tài liệu cần thiết của người bảo trợ con ruột khác nhau tùy trường hợp là nhân viên công ty, tự kinh doanh hay không có việc làm; chỉ nộp giấy phép kinh doanh nếu có.
Giấy bảo lãnh nhân thân
- Mục đích
- Xác định người bảo lãnh về nhân thân cho thời gian lưu trú tại Nhật Bản.
- Nơi xin cấp / người lập
- Người bảo lãnh về nhân thân điền mẫu chính thức của Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
- Điểm cần kiểm tra
- Đối với người Nhật gốc thế hệ thứ ba, thông thường người bảo lãnh là công dân Nhật Bản hoặc người có tư cách lưu trú vĩnh trú đang sống tại Nhật. Đối với con ruột được bảo trợ trong phạm vi nội dung này, thông thường người bảo trợ là người bảo lãnh. Có giấy bảo lãnh không đồng nghĩa với việc chắc chắn được cấp phép.
Quy trình tư vấn và chuẩn bị hồ sơ
- 1
1. Xác định căn cứ và loại hồ sơ
Kiểm tra tư cách lưu trú của đương đơn, quan hệ gia đình, tư cách của người bảo trợ và độ tuổi của trẻ. Phân biệt hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú từ nước ngoài, hồ sơ thay đổi tư cách lưu trú tại Nhật và hồ sơ gia hạn tư cách hiện tại.
- 2
2. Thu thập giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình
Đối chiếu hồ sơ của Nhật Bản với hồ sơ của nước sở tại, đồng thời làm rõ những khác biệt về họ tên hoặc ngày sinh. Kèm bản dịch tiếng Nhật cho tài liệu bằng tiếng nước ngoài và chuẩn bị trước những giấy tờ mất nhiều thời gian để xin cấp.
- 3
3. Giải trình hoàn cảnh sinh sống và nhu cầu
Chuẩn bị tài liệu về thu nhập, công việc và nơi ở. Trong hồ sơ bảo trợ, giải thích ai sẽ chi trả chi phí sinh hoạt; trong hồ sơ thay đổi do ly hôn hoặc lý do khác, giải thích hoàn cảnh cần tiếp tục lưu trú tại Nhật, bảo đảm nội dung không mâu thuẫn với tài liệu.
- 4
Những điểm cần lưu ý trước khi nộp đơn
- Theo hướng dẫn của từng loại hồ sơ đã được kiểm tra, giấy tờ do Nhật Bản cấp phải được cấp trong vòng 3 tháng tính đến ngày nộp. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Nhật. Nếu muốn nhận lại bản gốc khó xin cấp, hãy đề nghị tại thời điểm nộp hồ sơ.
- Tài liệu cần thiết thay đổi tùy theo quan hệ nhân thân và loại hồ sơ; cũng có thể được yêu cầu nộp tài liệu không được liệt kê ở đây. Các ví dụ được cấp phép trước đây, việc có người bảo lãnh về nhân thân hay việc đã chuẩn bị đủ giấy tờ đều không bảo đảm hồ sơ sẽ được cấp phép.
Trang này cung cấp thông tin chung về các chế độ, không đưa ra nhận định cho từng trường hợp cụ thể và không bảo đảm việc được cấp phép hoặc chấp thuận. Hồ sơ cần nộp và điều kiện yêu cầu sẽ khác nhau tùy hoàn cảnh của từng người. Khi nộp đơn, hãy kiểm tra tài liệu chính thức mới nhất và trao đổi với chuyên viên hành chính pháp lý về thủ tục phù hợp với tình hình của mình.
Câu hỏi thường gặp
Ly hôn với công dân Nhật Bản thì có thể trở thành người có tư cách lưu trú “Định trú” không?
Không tự động được. Tình trạng lưu trú và nhu cầu sinh sống tại Nhật Bản, cùng các yếu tố khác, sẽ được xem xét riêng cho từng trường hợp. Kết quả có thể khác nhau ngay cả khi trường hợp của bạn giống với một ví dụ được cấp phép trong hướng dẫn chính thức.
Tài liệu căn cứ:[4]
Khi gia hạn, có phải nộp toàn bộ giấy tờ như giấy khai sinh đã nộp khi xin công nhận hoặc thay đổi tư cách lưu trú không?
Không phải trường hợp nào cũng giống nhau. Theo hướng dẫn gia hạn dành cho con ruột được bảo trợ trong phạm vi nội dung này, các tài liệu chính gồm phiếu cư trú hiện tại, giấy tờ về thuế và công việc của người bảo trợ, cùng giấy bảo lãnh về nhân thân. Cần thực hiện theo yêu cầu về tài liệu bổ sung nếu có.
Tài liệu căn cứ:[3]
Ai mong muốn thời hạn lưu trú 5 năm cũng phải thi tiếng Nhật sao?
Đây không phải điều kiện chung áp dụng cho tất cả mọi người. Hướng dẫn dành cho người Nhật gốc thế hệ thứ ba nêu yêu cầu chứng minh năng lực tiếng Nhật hoặc quá trình học tập đối với người mong muốn thời hạn 5 năm, trừ người chưa thành niên. Hãy kiểm tra các lựa chọn áp dụng cho loại hồ sơ của mình.
Tài liệu căn cứ:[2]
Nguồn tham khảo chính thức như Cục Xuất nhập cảnh và Cục Pháp vụ
Vui lòng kiểm tra mẫu đơn và tài liệu nộp mới nhất trên các trang chính thức sau đây. Tài liệu chính thức được cung cấp bằng tiếng Nhật và các ngôn ngữ mà từng cơ quan hỗ trợ.
- [1] Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản: Tư cách lưu trú “Định trú”
- [2] Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản: Giấy tờ cần nộp cho hồ sơ công nhận/thay đổi tư cách lưu trú “Định trú” dành cho người Nhật gốc thế hệ thứ ba
- [3] Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản: Giấy tờ hồ sơ của con ruột chưa thành niên, chưa kết hôn được người có tư cách lưu trú vĩnh trú, định trú hoặc vĩnh trú đặc biệt bảo trợ
- [4] Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản, Bộ Tư pháp: Các ví dụ được chấp thuận/từ chối khi xin thay đổi từ tư cách lưu trú dành cho vợ/chồng người Nhật hoặc vợ/chồng người có tư cách lưu trú vĩnh trú sang tư cách lưu trú “Định trú” (bản sửa đổi tháng 3 năm 2017)