Dành cho những người
- Người nước ngoài muốn bắt đầu kinh doanh tại Nhật Bản dưới hình thức công ty hoặc hộ kinh doanh cá thể
- Người làm việc với vai trò quản lý trong doanh nghiệp tại Nhật Bản
- Người đang cân nhắc gia hạn tư cách lưu trú “Kinh doanh và quản lý” hoặc chuyển đổi từ tư cách lưu trú khác
Đầu mối nộp đơn và tư vấn chính:Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh khu vực. Đối với hồ sơ xin cấp mới Giấy chứng nhận đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền là cơ quan quản lý nơi dự định cư trú nếu đương sự tự nộp; nếu người đại diện hoặc người khác nộp thì thường là cơ quan quản lý địa bàn nơi cơ quan tiếp nhận đặt trụ sở. Đối với hồ sơ thay đổi hoặc gia hạn, cơ quan có thẩm quyền là cơ quan quản lý địa bàn nơi đương sự cư trú.
Phạm vi áp dụng và khác biệt giữa người điều hành, quản lý
Tư cách lưu trú “Kinh doanh và quản lý” áp dụng cho hoạt động điều hành hoặc quản lý doanh nghiệp tại Nhật Bản, trong lĩnh vực thương mại hoặc lĩnh vực kinh doanh khác. Cần giải thích thực tế công việc đảm nhận các vấn đề quan trọng như phương hướng kinh doanh, vốn và nhân sự. Chỉ góp vốn hoặc chỉ được ghi tên làm giám đốc trên giấy tờ đăng ký là chưa đủ. Hoạt động điều hành hoặc quản lý doanh nghiệp mà theo pháp luật chỉ người có bằng cấp chuyên môn về pháp luật hoặc kế toán mới được thực hiện thì không thuộc diện áp dụng.
Các tiêu chuẩn mới về quy mô doanh nghiệp và kinh nghiệm của đương sự cũng áp dụng cho người quản lý được tuyển dụng; mức thù lao phải bằng hoặc cao hơn mức trả cho người Nhật làm cùng công việc. Việc thuê ngoài phần lớn công việc và đương sự không trực tiếp thực hiện hoạt động quản lý thường ngày cũng có thể là vấn đề.
Các tiêu chuẩn mới chính có hiệu lực từ ngày 16 tháng 10 năm 2025
Ngoài việc bảo đảm địa điểm kinh doanh, cần tuyển dụng ít nhất một nhân viên toàn thời gian và có quy mô kinh doanh từ 30 triệu yên trở lên. Đối với pháp nhân, quy mô được xác định dựa trên vốn đã góp hoặc tổng số vốn góp; không thể cộng tiền thuê, tiền lương hoặc vốn dự trữ vào. Đối với hộ kinh doanh cá thể, không xét vốn điều lệ mà xác nhận tổng số tiền đã đầu tư cho hoạt động kinh doanh, chẳng hạn chi phí bảo đảm địa điểm kinh doanh, tiền lương nhân viên trong một năm và đầu tư thiết bị.
Nhân viên đáp ứng điều kiện tuyển dụng phải là người cư trú tại Nhật Bản, thuộc một trong các nhóm: công dân Nhật Bản, thường trú đặc biệt, hoặc người có tư cách thường trú, vợ/chồng của công dân Nhật Bản, vợ/chồng của người có tư cách thường trú hoặc định cư lâu dài; đồng thời không phải là người tham gia quản lý, điều hành doanh nghiệp. Chỉ tuyển người nước ngoài có tư cách lưu trú cho phép làm việc thì không đáp ứng điều kiện này. Cũng sẽ kiểm tra số ngày và giờ làm việc, chế độ đãi ngộ; người làm việc theo hình thức phái cử, nhận thầu, v.v. không được tính là nhân viên toàn thời gian đáp ứng điều kiện này.
Người nộp đơn hoặc nhân viên toàn thời gian phải có năng lực tiếng Nhật tương đương B2 trở lên, với điều kiện cư trú tại Nhật Bản. Có thể chứng minh bằng JLPT N2 trở lên, BJT từ 400 điểm trở lên, v.v. Nhân viên đáp ứng yêu cầu tiếng Nhật này có thể bao gồm cả người nước ngoài có tư cách lưu trú cho phép làm việc; đối tượng áp dụng khác với điều kiện tuyển dụng. Bản thân người nộp đơn phải có bằng tiến sĩ, thạc sĩ hoặc bằng chuyên môn cao trong lĩnh vực liên quan, hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm quản lý, điều hành.
Gia hạn tư cách lưu trú và chuyển tiếp cho người cư trú trước sửa đổi
Nếu người đã cư trú tại Nhật theo tư cách lưu trú “Kinh doanh, quản lý” trước khi sửa đổi nộp đơn gia hạn trước ngày 16 tháng 10 năm 2028, đơn sẽ không bị từ chối chỉ vì không đáp ứng tiêu chuẩn mới. Tuy nhiên, cơ quan xét duyệt sẽ xem xét tình hình kinh doanh và khả năng đáp ứng tiêu chuẩn mới, v.v. Đây không phải là chế độ miễn trừ các vấn đề về thuế, bảo hiểm hoặc tuân thủ pháp luật lao động.
Các lần gia hạn sau đó, về nguyên tắc, phải đáp ứng tiêu chuẩn mới. Tuy nhiên, nếu hoạt động kinh doanh thuận lợi, nghĩa vụ nộp thuế được thực hiện đúng cách và có khả năng đáp ứng tiêu chuẩn trước lần gia hạn tiếp theo, hồ sơ sẽ được đánh giá dựa trên cả tình trạng lưu trú ở các khía cạnh khác. Nói rằng nếu dưới 30 triệu yên thì tất cả đều phải về nước là không chính xác.
Các đơn được tiếp nhận trước ngày 15 tháng 10 năm 2025 và đang trong quá trình xét duyệt sẽ áp dụng tiêu chuẩn cũ. Đối với trường hợp chuyển đổi từ hoạt động chuẩn bị khởi nghiệp theo Tư cách lưu trú hoạt động đặc định số 44 hoặc 51, cũng có cách áp dụng tiêu chuẩn cũ tùy theo ngày cấp giấy chứng nhận xác nhận, ngày nộp đơn và thời điểm lưu trú. Đây không phải là ngoại lệ áp dụng chung cho mọi Tư cách lưu trú hoạt động đặc định; cần xác nhận nội dung được chỉ định và ngày tháng liên quan.
Tài liệu căn cứ:[2]
Cấp mới, chuyển đổi, gia hạn và phân loại cơ quan trực thuộc
Nếu nhập cảnh từ nước ngoài, nộp đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện tư cách lưu trú; nếu chuyển từ tư cách lưu trú khác khi đang ở Nhật Bản, nộp đơn xin thay đổi; nếu tiếp tục cùng hoạt động, nộp đơn xin gia hạn. Tài liệu cần nộp khác nhau tùy theo phân loại của cơ quan trực thuộc. Đối với loại 1 và 2, về nguyên tắc có thể lược bỏ một phần tài liệu đính kèm, nhưng điều đó không có nghĩa là các điều kiện được cấp phép bị bãi bỏ.
Loại 3 là cơ quan đã nộp Bảng tổng hợp các chứng từ pháp định của năm trước và không thuộc loại 2; loại 4 là cơ quan không thuộc các loại khác. Từ ngày 15 tháng 4 năm 2026, nếu làm công việc quản lý hoạt động kinh doanh tại cơ quan thuộc loại 3 hoặc 4, cần nộp thêm bản kê khai liên quan đến người đại diện của cơ quan trực thuộc. Dưới đây là ví dụ về các tài liệu chính, không phải danh sách đầy đủ các tài liệu bắt buộc áp dụng chung cho tất cả mọi người.
Kiểm tra giấy tờ cần thiết và nơi xin cấp
Các giấy tờ được giới thiệu chỉ là những ví dụ tiêu biểu. Tài liệu cần thiết sẽ khác nhau tùy theo loại đơn (chứng nhận, thay đổi, gia hạn, v.v.), tư cách lưu trú hiện tại, cơ quan/tổ chức tiếp nhận, quốc tịch và quan hệ gia đình. Tùy từng trường hợp, có thể được yêu cầu nộp thêm tài liệu.
Các tài liệu chính do người nộp đơn chuẩn bị
Đơn, ảnh và giấy tờ xác minh danh tính phù hợp với loại hồ sơ
- Mục đích
- Cung cấp thông tin cá nhân và hoạt động dự kiến.
- Nơi xin cấp / người lập
- Đơn lấy từ trang web chính thức của Cục Xuất nhập cảnh. Hộ chiếu do cơ quan cấp hộ chiếu của nước mang quốc tịch cấp; thẻ cư trú do Cục Xuất nhập cảnh cấp.
- Điểm cần kiểm tra
- Mẫu đơn khác nhau tùy trường hợp xin cấp mới, thay đổi hay gia hạn. Khi nộp trực tiếp hồ sơ xin cấp mới, xác nhận yêu cầu phong bì hồi đáp, v.v.; khi xin thay đổi hoặc gia hạn, xác nhận yêu cầu xuất trình hộ chiếu và thẻ cư trú. Việc có cần ảnh hay không tùy thuộc vào điều kiện của hồ sơ.
Tài liệu căn cứ:[1]
Giấy chứng nhận bằng cấp hoặc sơ yếu lý lịch và giấy xác nhận công tác
- Mục đích
- Chứng minh bằng cấp liên quan hoặc kinh nghiệm quản lý, điều hành của người nộp đơn.
- Nơi xin cấp / người lập
- Trường đại học, v.v. đã cấp bằng; nơi làm việc trước đây. Sơ yếu lý lịch do người nộp đơn tự lập.
- Điểm cần kiểm tra
- Chủ yếu chuẩn bị cho hồ sơ xin cấp mới hoặc thay đổi. Phần quá trình công tác cần nêu rõ nhiệm vụ đảm nhận và thời gian. Trong một số trường hợp, có thể tính cả thời gian chuẩn bị khởi nghiệp theo Tư cách lưu trú hoạt động đặc định được quy định trong thông báo.
Các tài liệu chính do doanh nghiệp hoặc nơi làm việc chuẩn bị
Kế hoạch kinh doanh được chuyên gia đánh giá
- Mục đích
- Giải thích tính cụ thể, hợp lý và khả thi của hoạt động kinh doanh.
- Nơi xin cấp / người lập
- Doanh nghiệp lập kế hoạch và nhờ chuyên gia chẩn đoán doanh nghiệp vừa và nhỏ, kế toán viên công chứng hoặc chuyên viên tư vấn thuế tại Nhật Bản đánh giá.
- Điểm cần kiểm tra
- Áp dụng cho kế hoạch kinh doanh nộp trong hồ sơ xin cấp mới hoặc thay đổi. Giám đốc và nhân viên của công ty không thể làm người đánh giá. Ngay cả khi gia hạn trong thời gian áp dụng biện pháp chuyển tiếp, chuyên gia vẫn có thể được yêu cầu đánh giá.
Giấy chứng nhận các nội dung đăng ký, bảng cân đối kế toán và tài liệu quyết toán tài chính
- Mục đích
- Thể hiện nội dung kinh doanh, quy mô vốn, v.v. và tình hình quản lý.
- Nơi xin cấp / người lập
- Giấy chứng nhận các nội dung đăng ký do Cục Pháp vụ cấp; tài liệu kế toán do doanh nghiệp lập.
- Điểm cần kiểm tra
- Chủ yếu áp dụng cho loại 3 và 4. Trong hồ sơ xin cấp mới, ngay cả khi chưa đến kỳ quyết toán, vẫn cần lập bảng cân đối kế toán tại thời điểm thành lập, v.v. Khi gia hạn, chuẩn bị báo cáo quyết toán gần nhất và giấy đăng ký đối với pháp nhân; đồng thời xác nhận các tài liệu chứng minh phân loại, chẳng hạn Bảng tổng hợp các chứng từ pháp định.
Tài liệu về trả lương cho nhân viên toàn thời gian, giấy chứng nhận cư trú và tài liệu chứng minh năng lực tiếng Nhật
- Mục đích
- Chứng minh tình trạng tuyển dụng thực tế, tư cách của nhân viên thuộc đối tượng áp dụng và yêu cầu tiếng Nhật.
- Nơi xin cấp / người lập
- Tài liệu tiền lương do nơi làm việc cấp; giấy chứng nhận cư trú do chính quyền thành phố, quận, thị trấn hoặc làng cấp; giấy chứng nhận kỳ thi do đơn vị tổ chức cấp; giấy chứng nhận tốt nghiệp do trường cấp.
- Điểm cần kiểm tra
- Chuẩn bị tùy theo loại cơ quan trực thuộc đối với hồ sơ xin cấp mới, thay đổi hoặc gia hạn. Người nộp đơn cũng có thể tự chứng minh năng lực tiếng Nhật của mình. Đối với người không phải công dân Nhật Bản hoặc thường trú đặc biệt, cần xác nhận phương thức chứng minh chính thức, chẳng hạn bằng kết quả thi hoặc tốt nghiệp cơ sở giáo dục bậc cao tại Nhật Bản.
Tài liệu về chức vụ, nhiệm vụ và thù lao; bản kê khai liên quan đến người đại diện
- Mục đích
- Làm rõ chức vụ, nhiệm vụ được giao và thù lao của người nộp đơn.
- Nơi xin cấp / người lập
- Công ty lập biên bản họp về thù lao của cán bộ, giấy cử đi công tác, hợp đồng lao động, v.v. Bản kê khai theo mẫu tham khảo của Cục Xuất nhập cảnh.
- Điểm cần kiểm tra
- Tài liệu về nhiệm vụ trong hồ sơ xin cấp mới hoặc thay đổi tùy theo hình thức bổ nhiệm, điều chuyển hoặc tuyển dụng. Bản kê khai của người đại diện được kiểm tra đối với người quản lý thuộc cơ quan loại 3 hoặc 4 trong hồ sơ xin cấp mới, thay đổi và gia hạn.
Tài liệu căn cứ:[1]
Tài liệu về hợp đồng và đăng ký địa điểm kinh doanh; giấy phép kinh doanh
- Mục đích
- Chứng minh đã bảo đảm địa điểm kinh doanh và có thể kinh doanh hợp pháp.
- Nơi xin cấp / người lập
- Hợp đồng thuê địa điểm ký với bên cho thuê; tài liệu đăng ký do Cục Pháp vụ cấp; giấy phép do cơ quan hành chính phụ trách lĩnh vực kinh doanh cấp.
- Điểm cần kiểm tra
- Tài liệu về địa điểm kinh doanh chủ yếu được kiểm tra trong hồ sơ xin cấp mới hoặc thay đổi; tài liệu về giấy phép cũng được kiểm tra khi gia hạn. Nếu có lý do chính đáng khiến không thể xin được giấy phép trước khi được cấp phép lưu trú, hãy giải thích cụ thể lý do và trình bày tình trạng đã xin được giấy phép khi gia hạn lần tiếp theo.
Các tài liệu cần chuẩn bị kỹ khi gia hạn
Bản giải trình hoạt động quản lý, điều hành trong thời gian lưu trú gần nhất
- Mục đích
- Giải thích cụ thể các hoạt động quản lý, điều hành đã thực hiện tại Nhật Bản.
- Nơi xin cấp / người lập
- Người nộp đơn và doanh nghiệp lập theo mẫu tùy chọn.
- Điểm cần kiểm tra
- Chủ yếu là tài liệu gia hạn dành cho cơ quan loại 3 và 4. Nếu có thay đổi kể từ lần nộp hồ sơ trước, hãy ghi rõ lý do; người thuộc diện áp dụng biện pháp chuyển tiếp cũng nên chuẩn bị giải thích khả năng đáp ứng tiêu chuẩn mới.
Giấy chứng nhận thuế cư trú và giấy chứng nhận nộp thuế của người nộp đơn
- Mục đích
- Thể hiện thu nhập hằng năm và tình trạng nộp thuế cư trú.
- Nơi xin cấp / người lập
- Chính quyền thành phố, quận, thị trấn hoặc làng nơi cư trú vào ngày 1 tháng 1.
- Điểm cần kiểm tra
- Được kiểm tra khi gia hạn đối với cơ quan loại 3 và 4. Trong một số trường hợp, một giấy có đủ cả hai nội dung là được. Nếu không thể cấp giấy, chẳng hạn do mới nhập cảnh, hãy xác nhận với Cục Xuất nhập cảnh.
Tài liệu căn cứ:[1]
Tài liệu chứng minh việc tham gia và đóng thuế, bảo hiểm của doanh nghiệp
- Mục đích
- Chứng minh việc thực hiện các nghĩa vụ công mà doanh nghiệp phải tuân thủ.
- Nơi xin cấp / người lập
- Cơ quan thuế, cơ quan thuế cấp tỉnh, thành phố, quận, thị trấn hoặc làng, Cục Lao động, Văn phòng Hưu trí, v.v.
- Điểm cần kiểm tra
- Khi gia hạn tư cách lưu trú thuộc nhóm 3 hoặc 4, hãy chuẩn bị tất cả tài liệu áp dụng tùy theo doanh nghiệp là pháp nhân hay cá nhân, cũng như nghĩa vụ tham gia và nộp thuế. Với chủ doanh nghiệp cá nhân không có nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội, hãy kiểm tra tài liệu giải thích việc không thuộc diện áp dụng và giấy tờ bảo hiểm y tế quốc dân của chính người đó.
Quy trình tư vấn và chuẩn bị hồ sơ
- 1
Xác định loại đơn và tiêu chí áp dụng
Kiểm tra tư cách lưu trú hiện tại, ngày nộp đơn lần trước, nội dung được chỉ định khi chuẩn bị thành lập doanh nghiệp và ngày cấp giấy chứng nhận. Xác định rõ đơn xin cấp mới, thay đổi hay gia hạn, nhóm của cơ quan tiếp nhận, và trường hợp có áp dụng biện pháp chuyển tiếp hay không.
- 2
Kiểm tra điều kiện của doanh nghiệp và đương đơn
Dùng tài liệu để xác nhận vốn và các điều kiện liên quan, địa điểm kinh doanh, việc làm, tiếng Nhật và quá trình hoạt động của đương đơn. Cần có địa điểm kinh doanh phù hợp với quy mô doanh nghiệp; về nguyên tắc, không được dùng chung với nhà ở.
- 3
Chuẩn bị tài liệu theo từng loại đơn
Với đơn xin cấp mới hoặc thay đổi, tập trung chuẩn bị kế hoạch kinh doanh và vai trò; với đơn gia hạn, tập trung vào thành tích hoạt động, thuế và bảo hiểm. Đối chiếu nội dung đơn với tài liệu kế toán và việc làm, đồng thời đính kèm bản dịch tiếng Nhật khi cần.
Tài liệu căn cứ:[1]
- 4
Nộp đơn cho cơ quan có thẩm quyền và xử lý yêu cầu bổ sung
Kiểm tra danh sách hồ sơ nộp mới nhất rồi nộp đơn. Nếu được yêu cầu bổ sung tài liệu, hãy giải thích cụ thể điểm còn thiếu. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú, vẫn cần nộp đơn xin thị thực và làm thủ tục nhập cảnh riêng.
Những điểm cần lưu ý trước khi nộp đơn
- Việc được miễn nộp một số giấy tờ hoặc áp dụng biện pháp chuyển tiếp không bảo đảm đơn sẽ được chấp thuận. Việc không thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc bảo hiểm, chưa có giấy phép kinh doanh bắt buộc, hay xuất cảnh dài hạn mà không có lý do chính đáng cũng có thể gây vấn đề khi xét duyệt.
- Về nguyên tắc, nộp các giấy chứng nhận được cấp tại Nhật trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài thường cần bản dịch tiếng Nhật, nhưng có một số trường hợp ngoại lệ đối với giấy chứng nhận đang làm việc và bằng cấp bằng tiếng Anh. Hãy kiểm tra từng trường hợp theo danh sách chính thức mới nhất.
Trang này cung cấp thông tin chung về các chế độ, không đưa ra nhận định cho từng trường hợp cụ thể và không bảo đảm việc được cấp phép hoặc chấp thuận. Hồ sơ cần nộp và điều kiện yêu cầu sẽ khác nhau tùy hoàn cảnh của từng người. Khi nộp đơn, hãy kiểm tra tài liệu chính thức mới nhất và trao đổi với chuyên viên hành chính pháp lý về thủ tục phù hợp với tình hình của mình.
Câu hỏi thường gặp
Nếu chuẩn bị 30 triệu yên vốn thì có được cấp phép không?
Không. Cơ quan chức năng còn xem xét việc làm, tiếng Nhật, bằng cấp hoặc kinh nghiệm của đương đơn, địa điểm kinh doanh và hoạt động thực tế. Cũng không thể cộng tiền lương hoặc tiền thuê nhà vào vốn của pháp nhân. Chỉ đăng ký pháp nhân không đồng nghĩa với việc chắc chắn được cấp phép.
Người đại diện có bắt buộc phải đỗ JLPT N2 không?
Không nhất thiết chính người đại diện phải chứng minh năng lực tiếng Nhật; có thể đáp ứng yêu cầu thông qua nhân viên làm việc toàn thời gian. Ngoài JLPT còn có các phương thức khác được quy định chính thức. Tuy nhiên, cần phân biệt nhân viên dùng để chứng minh năng lực tiếng Nhật với nhân viên dùng để đáp ứng yêu cầu về việc làm theo quy mô doanh nghiệp.
Tài liệu căn cứ:[2]
Nếu đang trong thời gian áp dụng biện pháp chuyển tiếp khi gia hạn thì đơn xin thường trú cũng được xét theo tiêu chuẩn cũ phải không?
Không áp dụng như nhau. Theo phần giải thích sửa đổi của Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, sau khi quy định có hiệu lực, sẽ không chấp thuận tư cách thường trú đối với người thuộc các tư cách như Kinh doanh・Quản lý nhưng không đáp ứng tiêu chuẩn mới. Hãy kiểm tra riêng khả năng gia hạn và điều kiện xin thường trú.
Tài liệu căn cứ:[2]
Nguồn tham khảo chính thức như Cục Xuất nhập cảnh và Cục Pháp vụ
Vui lòng kiểm tra mẫu đơn và tài liệu nộp mới nhất trên các trang chính thức sau đây. Tài liệu chính thức được cung cấp bằng tiếng Nhật và các ngôn ngữ mà từng cơ quan hỗ trợ.
- [1] Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú: Tư cách lưu trú “Kinh doanh・Quản lý” (giấy tờ cần nộp khi xin cấp mới, thay đổi hoặc gia hạn)
- [2] Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú: Về việc sửa đổi Quy định tiêu chuẩn nhập cảnh, v.v. liên quan đến tư cách lưu trú “Kinh doanh・Quản lý” (tiêu chuẩn, biện pháp chuyển tiếp, Hỏi đáp)
- [3] Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú: Hoạt động thuộc diện áp dụng và tiêu chuẩn cho phép nhập cảnh đối với tư cách lưu trú “Kinh doanh・Quản lý”
- [4] Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú: Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú